2021. aasta kõige ülevaatlikum juhend kontori failisüsteemi korraldamiseks

Tervitage uut aastakümmet ja jätke hüvasti vanade ja aegunud kontori arhiivisüsteemide segiajamisega. Kuna paberfailide korrastamiseks ja uue viilimistehnoloogia tööl leidmiseks on olnud lihtsam leida parim viis, on nüüd parim aeg korrastada!

Oleme paika pannud mitmeid olulisi samme iga suurusega ettevõttele, kes üritab lisada kontori arhiivisüsteemi. Alustades arvutifailide haldamisest kuni hõlpsasti tehtavate kontorihäkkideni, oodake kontoris käimise juhendit.



kuidas-organiseerida-kontori-arhiivimissüsteemi

Kontoritoimikute süsteemi käivitamise, korraldamise või koristamise väljavaade on võimeline panema ka kõige julgemad meie seast varjuma teiste, olulisemate, ülesannete loendi taha. Te ei pea enam varjama! Need kohapeal katsetatud näpunäited aitavad teil oma kontori toimikusüsteemi täpselt töökorras hoida ja hoida.

Paljud neist nõuannetest pärinesid otse meie Facebooki kontohaldurite grupilt! Vaadake, milliseid tarkusejuppe meie kogukond pakub, ja hüpake vestlusesse. Liituge grupiga siin.



Kontori esitamise nõuannete kiire otsing:

Värvikood

Inimesed on värvikoode teinud sellest ajast, kui kontoripaberid - ja nende korraldamiseks kasutatavad kontorite arhiivisüsteemid - said aastakümneid tagasi elu faktiks. Proovitud ja tõeline värvikodeerimise tehnika ei lähe kunagi alt ning seda on suhteliselt kiire ja hõlpsasti tõmmata, isegi kui teil on eriti keeruline failisüsteem. Värvide kodeerimine inspireerib teid faile mõistlikesse kategooriatesse sorteerima, faile kiiresti üles leidma ja lisama arhiivimisprotsessile lõbusat.

See korraldustehnika on ideaalne viis paberihunnikute korrastamiseks parimateks prognoositavateks pakettideks. Mis kõige parem - värvikood töötab nii füüsilistes kui ka digitaalsetes failides ning kui teil on vaja korraldada mõlemat tüüpi faile, saate nende jaoks hõlpsasti kasutada ühte ja sama värvikoodisüsteemi.



Kuidas:

  • Heitke pilk kõigile failidele, mida vajate korrastamiseks, ja määrake mõni organisatsiooniline kategooria. (Mustrite tõeliseks äratundmiseks ja kategooriate ülevaatamiseks võib kuluda mõni käik.)
  • Määrake igale kategooriale värv. (Mõned kategooriad hõlmavad rahalisi vahendeid, inimressursse, lepinguid ja vahendeid.)

Vaadake kategooriad koos meeskondade ja juhtidega üle. Värvide kooskõlastamine ei toimi, kui keegi teie valitud kategooriatest aru ei saa.

  • Koguge materjale värvikodeerimiseks. (Need võivad olla värvilised kaustad, mida raamaturiiulile panna, või lihtsalt värviliste washi-teipide tükid, mis arhiivkapi sahtlitele kleepida.)
    • Swag.com pakub tonni erksa värvusega organisatsioonitooteid, mis sobivad suurepäraselt värvide kodeerimiseks.Nendel valikutel on muud võimalused, sest võite lasta need printida oma ettevõtte logo või muu kujundusega.
    • Vaadake neid kohandatavaid kontorikorralduse hüvesid:

Pop-Desk-salv-SnckNation-Logo

  • Tehke värvikood! Sorteerige oma failid värvikoodidega kategooriatesse ja tunnetage organisatsiooni zen zen iga failiga, mille viskate (või lohistate) kenasse värvikoodiga anumasse.
  • Looge kiirviidete reeglite leht, et muuta värvide kodeerimise protsess enda (uute failide lisamisel) ja kõigi teiste jaoks, kes aitavad teil tulevikus kontori arhiivisüsteemi korraldada, lihtsamaks.

värvikoodiga failisüsteem

tutvuge täiskasvanute tegevustega

Miks see töötab?

Värvikoodid sarnanevad õppeprotsessiga, mida nimetatakse “tükeldamiseks” määratles e-õppe treener nagu '... strateegia teabe jagamiseks hammustuse suurusteks tükkideks, et aju saaks uut teavet kergemini seedida.'

Kui värvite mäe paberit, muudate juhusliku infomassi tükkideks, mida saate ise ja teie aju hõlpsalt sorteerida, kui peate leidma midagi konkreetset. Kui teil on vaja paberihunnikust arve leida, võite olla ülekoormatud ja loobuda, kuid kui peate oma uue värvikoodiga süsteemist leidma arve, siis teate otsida rohelist lippu, mis tähistab „finantsdokumente“.

Digiteeri

Failide digiteerimisel loote sisuliselt paberivaba failisüsteemi. Paljud inimesed leiavad, et pärast iga paberfaili teisendamist digitaalsesse vormingusse on digitaalse arhiivisüsteemi korraldamine paberkandjal süsteemi üle palju lihtsam. Kui otsustate oma failid digiteerida, peate alustama vanade failide skannimisest ja teisendamisest, see protsess võib olla aeganõudev ja töömahukas.

Kuidas:

Eriline tänu Francisco meie eest Facebooki grupp nende näpunäidete visandamise eest!

  • Otsustage, kuidas faile digitaalselt korraldada. Kas kasutate pakendis olev tarkvaralahendus , võrgudraivi, mida haldab teie enda IT (infotehnoloogia) rühm, või tasuta pilveplatvorm nagu taoline Google Drive ?
  • Kasutage usaldusväärset ja tõhusat skannimismasinat. (Francisco kasutas a Richo masin, mis suudab dokumente skannida ja võrgus eelnevalt määratud kaustadesse saata.)

Francisco soovitab ka:

„Tehke kindlaks, kas teie dokumentide jaoks on pilvemälu varukoopia. See on eriti oluline, kui käsitsete dokumente, mille kaotamine võib klientidele, klientidele või muudele äritegevustele tohutult kahju tekitada. '

  • Määrake, kellel on juurdepääs teie süsteemi failide lisamisele ja korrastamisele.
  • Töötage välja skaneeritud failide standardiseeritud nimetamiskord. See muudab failid teie paberivabast süsteemist hõlpsasti leitavaks ja otsitavaks.
  • Francisco soovitab failinimedele lisada kuupäevad (või vähemalt aastad), nii on lihtsam teada saada, millal need kustutada või arhiivida. Penni raamatukogudes on suurepärane nimekiri failide nimetamise parimad tavad alustamiseks.
  • Looge oma tulevase digitaalse toimikusüsteemi kaart. Tehke see makett võimalikult täpseks, et saaksite oma korraldamisskeemiga seotud probleeme ennetada. Pärast projekti lõpetamist värskendage kaarti, et kaasata kõik oma tehtud muudatused. Kui olete lõpetanud, aitab see kaart teil hõlpsasti asju leida, kui saate oma uue süsteemiga tutvuda.
  • Skannige oma dokumente:
    • Pitseri või kleebiste abil märkige süsteemis juba skannitud füüsilised failid.
    • Kui teie digitaalne failisüsteem seda võimaldab, lisage igale dokumendile märksõnad, et faile oleks hõlpsam leida.
    • Võtke aega vigade vältimiseks. Isegi lihtne viga võib ühel päeval muuta vajaliku faili leidmise võimatuks. Dokumentide skannimine uude süsteemi on aeganõudev protsess, kuid pidage meeles: lõpuks saate sellega hakkama!

digiteerimine-arhiivimissüsteem

Miks see töötab?

Digitaalsed arhiivisüsteemid automatiseerivad teie kontori toimikusüsteemi failide leidmise aspekti. Paberilõikuste ja peavalude ohustamise asemel kaustade ja virnade sirvimise asemel võimaldab digitaalne süsteem teil otsida mõnda märksõna või sorteerida failid tähestikulisse loendisse ja leida hõlpsasti soovitud.

Digitaalsed süsteemid hõlbustavad ka uute failide lisamist ja isegi arhiveerimisvastutuse jagamist meeskondade vahel. Seadistamine nõuab palju tööd, kuid pärast säästetud aeg ja stress on seda väärt.

Määrake aegumiskuupäev

See võib tunduda pettusena, kuid üks parimaid viise kontori arhiivisüsteemi korraldamiseks on korraldatavate failide vähendamine. Failide sisu järgi rookimine võib osutuda keeruliseks, kuna on raske kindlaks teha, milliseid faile tuleb salvestada ja milliseid faile visata, kuid failide vanuse järgi viskamine on turvaline ja standarditud viis, kuidas otsustada, mida saate visata.

Kuidas:

  • Pange oma toimikutele viskamisaeg - 1 aasta, 5 aastat, 10 aastat ... olenemata sellest, mis sobib teie säilitatavate failide ja äritegevuse jaoks.
    • Kui kardate, et peate faile uuesti vajama, teisaldage need lihtsalt aasta kaupa korraldatavasse arhiivikasti või kausta. (See hoiab vähemalt teie peamist failisüsteemi ajatuid dokumente segamini ajamast.)
  • Looge oma kalendris korduv koosolek - võib-olla esimene nädal tagasi uuel aastal -, et teha tohutu failipuhastus.

Miks see töötab?

Vanade failide äraviskamine hoiab teie süsteemi puhta, korrastatud ja asjakohasena. See säästab ka teie aega süsteemi töökorras hoidmisel ja aitab vältida raiskamine failide korraldamine, mida keegi enam kunagi ei vaja.

Jagage ja vallutage

grupeeritud toimikute süsteem

Kui teie korraldatavad failid on asjakohased ainult konkreetsetele osakondadele, paluge kõigil nendel rühmadel oleval inimesel oma failid korrastada, kui loote üldise failihalduse struktuuri.

kodust meeskonnatöö loomine

Kuidas:

  • Looge osakonnapõhine organisatsioonistruktuur, selle asemel et kasutada kategooriaid, mis rühmitavad faile üldiste teemade, näiteks rahanduse või inimressursside põhjal.
  • Jagage failid vastavalt.
  • Viige failid iga osakonna aineeksperdi juurde, eelistatavalt kellelegi tuttavale on hämmastavad korraldamisoskused. Paluge sellel vabatahtlikul failid loogiliselt korraldada ja viide luua.
  • Koguge organiseeritud osakondade failid ja lisage need oma üldsüsteemi.

Miks see töötab?

Paludes inimestel, kes failidest aru saavad ja kellel on vaja neile juurde pääseda, osaleda korraldamisprotsessis, tagate, et teie süsteem töötab.

Korrastage failid seintel

Arhiivikapi või riiuli kasutamise asemel kinnitage failihoidikud otse oma seintele.

Kuidas:

  • Pange paika oma organisatsioonikategooriad ja määrake, mis tüüpi dokumendid iga kategooria alla kuuluksid.
  • Paigaldage mahukad seinakinnitused oma kontori ühte ühisruumi. (Hankige oma ettevõtte kaubamärgile sobivad atraktiivsed omanikud, et see oleks kontorikujundusalgatusena topelt.) Sildistage iga omanik põhikategooria järgi ja määrake seejärel, millist tüüpi failid peaksid igaüks sisaldama. Mõelge, kuidas saaksite hõivatud töötajatele mõne sekundi või lühema aja jooksul hõlpsasti aru saada.

Mis failid siia lähevad?

  • Arved
  • Laekumised
  • Tagasimaksetaotlused
    • Saatke kõigile ettevõttes asuvatele inimestele oma protsessi selgitamiseks e-kiri. Failide teile toomise asemel saavad inimesed need otse omanikele lisada.
  • Vajadusel koristage failid kord nädalas.

arhiivimissüsteem-seina peal

Miks see töötab?

Kontorifailid on kollektiivsed ressursid, seega on mõistlik, et nende korraldamine peaks olema kollektiivne vastutus. Ehkki teil võivad olla ambitsioonikad plaanid kontori arhiivisüsteemi ideaalses korralduses hoidmiseks, võib kõik laguneda, kui ja millal olete hõivatud. See süsteem tagab failide püsimise kategooriate kaupa, selle asemel et kuhjata juhuslikult kuhjaga.

Korraldage tähtsuse järgi

Igaüks, kes on kunagi faile otsinud, mõistab põletavat soovi leida 100 vajalikku asja asemel just see, mida vajate. Näiteks proovige korraldada oma kontorifailid tähtsuse järjekorras, et muuta dokumentide otsimine kõigile meeldivamaks.

täiskasvanute tegevuste tundmaõppimine

Kuidas:

  • Uurige töötajaid ja küsige, milliseid kontorifaile neil oli vaja kogu aasta jooksul leida või juurde pääseda. (Tehke see küsitlus kohustuslikuks ja pöörduge vajaduse korral juhtkonna abistamiseks.)

Sirvige vastuseid ja rühmitage failitüüpe vastavalt juurdepääsunõuetele. (Ülemine tase oleks teie uuringu kohaselt viis kõige sagedamini juurdepääsetavat failitüüpi.)

  • Korrastage oma süsteem, digitaalne või füüsiline, vastavalt neile kategooriatele. Kindlasti kategoriseerige ja sildistage ka alamfailid. Näiteks võite sildistada oma tipptasemel failid „Olulised failid” ja lisada eraldi sildid „kviitungite”, „lepingute” ja „uuringutulemuste” jaoks.

Miks see töötab?

Kõik soovivad failisüsteemi, mis näib aimavat täpselt seda, mida ta otsib. Korrastades oma süsteemi enamuse reegli põhjal, on teil kõige suurem võimalus luua failisüsteem, mis tegelikult pakub just seda, mida inimesed vajavad.

Plaan korraldada regulaarselt

Isegi parim kontori arhiivisüsteem ei püsi iseenesest korrastatud. Parim on seda meeles pidada ja plaanida teha natuke tööd, hoides süsteemi iganädalaselt korrastatud. Korduvalt vähese vaevaga panustamine tundub palju vähem koormavam kui see, kui prooviksite korraga puhastada aasta väärtuses valesti hallatud faile.

Kuidas:

ettevõtte kingituste ideed töötajatele

Pange paika korduv kalendrimeenutus ja pidage seda ülesannet püha. Paluge mõne töökaaslase abi, et hoida ennast vastutusel ja muuta iganädalane üritus lõbusaks. (Võite oma organisatsiooni motivatsiooni suurendamiseks määrata ka preemia.)

korraldamine-failid-iga päev

Miks see töötab?

Süsteemi korrastatuna hoidmine on palju realistlikum ja hallatavam kui süsteemi kord aastas nullist korraldamine.

Eraldage käimasolev töö lõpetatud tööst

See geeniuse näpunäide Mõistusriistad lihtsustab kogu arhiivisüsteemi. Lõpetatud projektide jaoks saate endiselt faile korraldada, kuid nende eraldamine käimasoleva tööga seotud failidest muudab failide leidmise palju kiiremaks ja tõhusamaks.

Kuidas:

  • Hoidke alles kõik olemasolevad kategooriatehnikad, mis teile sobisid, kuid lisage kaks üldist kategooriat: „Lõpetatud” ja „Pooleli”.
  • Lisage failidele grupeerimise ajatemplid või sildid valmimise kuupäeva, eeldatava või tegeliku järgi.
  • Lisage oma kalendrisse kõik eeldatavad lõpukuupäevad, et teaksite, millal on aeg sisse minna ja korrastada.

Miks see töötab?

Lõpetamata tööga seotud failid on loogiliselt need, millele inimesed peavad kõige rohkem juurde pääsema, ja failisüsteemi korraldamine juurdepääsu kiiruse ja sageduse järgi on üks parimaid viise, kuidas lisaks tõhusale toimimisele tagada, et teie failisüsteem oleks täiesti praktiline. organiseeritud.

Boonuse tüüp: Leidke viis, kuidas arhiivisüsteemi korraldamine lõbusaks või vähemalt teostatavaks muuta. Võib-olla hõlmab see ilusate korraldustarvete hankimist, mis muudab töö nauditavaks, või kaastöötaja värbamist, kes teid välja aitaks, et saaksite organisatsiooniseansside ajal kvaliteetset vestlust jagada.

Lihtsalt mõelge välja viis, kuidas failide korraldamise ülesanne enda jaoks tööle panna - see on parim viis veenduda, et failide korraldamise oluline ülesanne ei muutuks õuduseks.

Kas teil võib kunagi olla liiga palju korraldamisnõuandeid? Me arvame, et mitte! Jagage oma näpunäiteid allpool, et saaksime kõik nautida superkorraldatud kontorit!

P.S. Paljud neist nõuannetest pärinesid otse meie Facebooki kontohaldurite grupilt! Vaadake, milliseid tarkusejuppe meie kogukond pakub, ja hüpake vestlusesse. Liituge grupiga siin.

Kontori juhised