Kalendri haldamine juht-assistentidele, et säästa aega ja stressi

kalender-juhtimine-juht-assistendid

Kui suure osa oma päevast kulutate kalendri haldamisele?



Me kuuleme teid ja teame, et olete kalendrite haldamisel liiga hõivatud, et uurida võimalusi salvesta aeg kalendrite haldamiseks. Lisaks näib, et vana hea organiseerimisoskus suudab sind nii kaugele viia ainult siis, kui võtad kasutusele moodsa kalendri, olgu see siis juhtkonna, konverentsiruumi või terve meeskonna jaoks.

jäämurdja mängud kohtumiseks

Sellepärast koostasime nimekirja, et muuta tegevjuhtide assistentide kalendrite haldamine imelihtsaks. Need tööriistad ja strateegiad täiendavad teie loomupäraseid oskusi, säästavad teie aega ja stressi ning muudavad kalendrimaagia loomise vaevata.

Kategooriad:

Paljud neist näpunäidetest tulid otse meie Facebooki gruppidest kontorijuhtidele ja tegevabilistele! Vaadake, milliseid tarkusejuppe meie kogukond pakub, ja hüpake vestlusesse.



Kontorihalduri olek (ainult Facebooki grupp kontorihalduritele)

Täidesaatva assistendi olek (Facebooki grupp ainult tegevabilistele)>

Enne meie loendiga alustamist registreeruge Abimees , tasuta iganädalane uudiskiri kureeritud teabega, mis on nii kasulik, et EA-d ütlevad, et nad ei tea, kas jagada seda sõpradega või hoida saladusi enda teada. Hankige allolevatega sarnaseid näpunäiteid ja ressursse, mis jõuavad teie postkasti igal nädalal.



Saage värvikas

Ajatu värvikodeerimise praktika ei muuda kunagi ühtegi kalendrit paremini mõistetavaks - ja vähem koormavaks kõigile, kes seda vaatavad. Toimiva värvisüsteemi väljatöötamine võib võtta mõnda aega, kuid saate protsessi meeldivamaks muutmiseks valida paleti, mis teile meeldib.

Peamine eelis: Kalendrite värvikodeerimisega ei tee te kalendriprotsessis suuri muudatusi. Teil pole vaja uusi tööriistu ega süsteeme selgitada; muudate juba kasutatavaid kalendreid hõlpsamini vaadatavaks ja arusaadavaks.

Kuidas seda proovida:

  • Vaadake kalendrid üle ja määrake oma 'ämbrid'. Iga ämber saab oma värvi. (Mõned ämbrid hõlmavad sise-, kliendi-, isiklikke, korduvaid, meeldetuletusi ja reisimist.)
  • Vaadake oma meeskondade ja juhtidega ämbrid üle. Värvide kooskõlastamine ei toimi, kui keegi teie valitud kategooriatest aru ei saa.
  • Kodeerige oma kalender värviga, olgu see siis võrgus, rakenduses või paberil.
  • Looge kiirjuhiste reeglite leht, et muuta värvide kodeerimise protsess enda ja kõigi teiste jaoks, kes aitavad kalendri haldamisel, lihtsamaks.

Jälgige kõigi ajasid esmaspäev.com

esmaspäev-com_in_action

esmaspäev.com pakub lihtsat viisi kuupäevade, ajagraafikute ja ülesannete haldamiseks kõigile, kes on kalendrihalduse loendis.

Peamine eelis: esmaspäev.com võimaldab teil oma meeskonna töövoogu üldpilti vaadata, et näeksite, kus võib olla vaja kalendreid ja ajajooni muuta. Kõigi ajajoonte teadmiseks pole vaja isegi ühte meili saata ega ühte olekukoosolekut korraldada.

Kuidas seda kasutada: Looge lihtsalt tasuta konto, kutsuge meeskonnaliikmeid, lisage projekte ja ajajooni ning alustage sujuvalt kalendrite ja töövoogude haldamist.

Blokeerige aeg kalendri haldamine ja ajastamine

kalendri haldamise aja määramine

Kui kalendri haldamise juhuslikud kiirused söövad teie päeva alati ära, siis hakake strateegiliselt varuma aegu, et keskenduda muule kui kalendri haldamisele.

Peamine eelis: Aja blokeerimine muudab kalendri haldamise vähem kaootiliseks, kuna saate juhusliku spurtina töötamise asemel teha kõik korraga.

Kuidas seda proovida: Blokeerige aeg, mil kontor pole liiga hõivatud, näiteks reede pärastlõuna või esmaspäeva hommik. Kasutage seda aega kõigi oma hallatavate kalendrite vaatamiseks. Looge kiire kalendrikokkuvõte, mida saate teistega jagada või lihtsalt endale jätta; kokkuvõte on eriti kasulik, kui teie plaadil on mitu kalendrit.

Andke kõigile teada oma aja blokeerimise plaanidest ja määrake kalendritaotluste esitamise tähtajad. Kõike, mis teieni tähtajaks ei jõua, töödeldakse alles järgmisel nädalal.

Pidage kalendrite haldamise koosolekuid

kalender-koosolek

Sarnaselt aja blokeerimise strateegiale aitavad kalendrikoosolekud teil nädalate kaupa e-kirju ja taotlusi kokku tõmmata koosolekule, mis loodetavasti kestab vähem kui tund.

Peamine eelis: Need koosolekud lihtsustavad kalendri haldamist.

võrgumängud virtuaalsetele meeskondadele

Kuidas seda proovida: Kasutage oma kalendrite haldamise oskusi, et leida kõigile sobiv aeg, seadistada korduv koosolek ja vaadata, kuidas protsess kulgeb.

Proovige Topelt

Kasutage Topelt saata igapäevaseid infotunde koosolekute kontekstiga.

Kogu teie broneeritud koosolekute kontekst läheb tõlkimisel sageli kaduma. Double aitab selle lahendada, lihtsustades täiendava teabe, privaatsündmuse kirjelduse ja järelmeetmete jagamist oma juhiga lihtsa briifingu abil koosoleku protokolli formaat .

Peamine eelis: Lisage sündmuste ajastamise ajal lisateavet sündmuste kohta, nii et teie juhil on lihtne oma päeva tipus püsida, raiskamata teie aega.

Kuidas seda proovida: Registreeruge oma veebisaidil teenuse Double kasutajaks ja laadige alla Chrome'i laiendus. Seejärel saate hõlpsalt kleepida kasulikku teavet sündmustesse ja luua oma juhile täiendava kontekstiga privaatseid kirjeldusi. Igapäevaseid infotunde saab seejärel saata e-posti teel või mobiilirakenduse kaudu.

Tea, millal mitte jagada

väljaanded-kalendriga-haldamine

Kui olete pidanud tegelema konfliktide ja konkureeriva suhtlusega, sest liiga palju inimesi on teie juht-, koosoleku- või konverentsiruumi kalendritesse panustanud, siis ärge kartke juhtimist enda kätte võtta. Nõua, et kõik taotlused läheksid läbi teie, ja vältige topeltbroneeringuid, segadust ja palju asjatut suhtlemist.

Peamine eelis: Kalendri tsentraliseerimine säästab teie aega, stressi ja palju suhtlemiskaost. See näitab ka teie suhtumist ülevõtmisse.

Kuidas seda proovida: Looge juhtimiseks mini-pigi, selgitades, kui sujuvam on kalandreerimisprotsess kõigi asjaosaliste jaoks, kui teil oleks täielik kontroll. Paluge neil muudatusest ülejäänud meeskonnale teada anda, et te ei peaks sulgi sassi ajama.

Kasutage oma ettevõttes asuva IT-osakonna eeliseid

Kui teil on ettevõttesisene IT-osakond, siis kasutage ära nende oskusi ja koostage kohandatud kalender. Kalender võib elada teie avalikkusele suunatud veebisaidil või sisevõrgus; võib-olla võib see olla isegi interaktiivne.

Peamine eelis: Kohandamine. Kui valitate alati, kuidas saadaolevad veebitööriistad ei vasta teie vajadustele, võib see olla ideaalne võimalus.

Kuidas seda proovida: Tehke kindlaks kõik veebikalendri vajadused ja viige see oma IT-osakonda, et näha, millist maagiat nad võivad kasutada. Minge sisse soovitud funktsioonide täieliku loendiga - see pole suur probleem, kui nad ei suuda kõiki teie taotlusi rahuldada.

kuidas uus jäämurdja hankida

Kalendrite printimine ja postitamine

väljatrükitud kalender

Kui te ei soovi liiga tehnikat saada, võite ka ühiskasutatavad kalendrid välja printida ja postitada kõikjale - vannitubadesse, ustele, puhkeruumi. Võite isegi printida ja levitada koopiaid väikestele meeskondadele või üksikutele juhtidele. Väljatrükid pole toredad, kuid paljud inimesed armastavad siiski, kui saavad pilgu heita ühele lihtsale paberile, et saada aimu, mis nende päev varuks on.

Peamine eelis: Prinditud kalendrid täiendavad teie muid kalendrisuhtlustoiminguid. Lisaks võib printimine aidata olulistel ajakavadel silma paista.

Kuidas seda proovida: Kui teil on printer ja lint, on teil hea minna. Kui teil on disainimeeskond, kes suudab teie kalendri popiks muuta, pöörduge nende poole, et meelitada oluliste kalendrite juurde rohkem silmamuna.

(- Tehke rohkem * Abimees - nr 1 tasuta iganädalane infoleht, mille assistendid teevad abistajatele.)

Integreerige oma kalender Slackiga

lõtv-rakendus-kalendrihalduseks

Sageli kontorisuhtluseks kasutatav Slack aitab kasutajatel kalendreid hallata ka erinevate käepäraste rakenduste kaudu Google'i kalender , Kyber , Zapier , Eventbot ja Sunsama .

Peamine eelis: Integreeritud rakendused võimaldavad kasutajatel Slackis kalendreid hallata, nii et kõik võib toimuda ainult ühes kohas. (Unustage mitu vahelehte ja see teine ​​ekraan, mida mõtlesite kalendri haldamiseks hankida.) Erinevate Slacki kalendrirakenduste vahel saate valida oma vajadustele vastava. Mõni rakendus isegi hankib sündmusi otse teie kalendrist ja postitab need Slacki, et kõik saaksid neid näha.

Kuidas seda proovida:

  • Loo uus töökoht .
  • Liides Slack Botsiga, et aru saada, kuidas kõik töötab.
  • Sirvige Slacki kalendrirakendusi, et näha, milline neist sobib teile.
  • Ühendage see rakendus ja minge!

Kasutage BambooHR tarkvara

BambooHR võimaldab teil luua informatiivse profiili kõigile, kellega koos töötate, nii et see sobib suurepäraselt sünnipäevakalendrite (ja lemmikmaiustuste viitamiseks), tööaastapäevakalendrite, puhkeaja kalendrite ja muu haldamiseks.

Peamine eelis: Te ei pea ootama, kuni hõivatud töötajad annavad teile vastuse, mida peate kalendritega edasi liikuma; BambooHR paneb kogu vajaliku teabe käeulatuses.

Kuidas seda proovida:

Alustage a tasuta prooviversioon ja vaadake, kuidas BambooHR võib teie elu lihtsustada.

Kui liigute edasi, peate esialgsele seadistamisele pisut aega pühendama - töötajad peavad sisestama palju teavet juba ette.

Proovige tahvlid kirjutada ja pühkida

pühkige tahvel kalendri haldamiseks

Kirjutamis- ja pühkimislauad aitavad väikestel kontoritel kalendrite haldamist sujuvamaks muuta ja isegi mõningaid e-kirju ja sidet vähendada.

Peamine eelis: Lihtsus.

Kuidas seda proovida:

  • Hankige kalendriplaadi kirjutamine ja pühkimine või joonistage oma kalendrimall.
  • Pärast esmaspäevaseid olekukoosolekuid paluge kõigil ringi istuda, et kirja panna koosolekud ja olulised sündmused, sealhulgas sünnipäevad, puhkusepäevad ja arsti kohtumised.
  • Määrake ja teatage tähtaeg asjade kalendrisse lisamiseks. Pärast tähtaega haarake tahvel ja registreerige kõik sündmused oma veebikalendrivahendisse. Hoidke tahvel postitatud, et inimesed saaksid sellele uksest sisse astudes viidata.

Kasutage teenust Google Sheets rohkem

google-sheets-calendar

Google'i arvutustabelid võivad olla ideaalsed kulude jälgimiseks ja aruandluseks, kuid sobivad ka kalendrite haldamiseks.

Peamine eelis : Lihtsamana alternatiiv Google Tablesile , Google'i arvutustabelid on tasuta ja neid on lihtne kasutada. Need võimaldavad inimestel töötada korraga ka ühes arvutustabelis - see on koostööfunktsioon, mis sobib suurepäraselt konverentsiruumide, meeskonnakalendrite ja muu jaoks.

Kuidas seda kasutada: Lihtsalt külastage Google'i arvutustabelite veebisait ja alustage tasuta. Kasutage erinevaid tasuta (ja atraktiivsed) mallid projektide, kalendrite, ajakavade ja muu jälgimiseks.

Kui peate nädalakalendritega hakkama saama, võite saata meeskonnale lingi ja lasta kõigil sisestada võtmete kuupäevad. Juhid saavad lehele lisada muudatuste ja küsimuste kommentaarid. Koosolekutaotluste haldamiseks võite kasutada isegi Google'i lehte; lihtsalt loetlege saadaolevad ajad ja laske inimestel oma aja sisestamiseks naaberrakkudesse oma nimed sisestada. Muudatused salvestatakse kohe, nii et kõik, kes samal ajal aega broneerivad, näevad värskendust ja te ei saa topeltbroneeringuid.

Kasutage Basecamp taotluste vastuvõtmiseks ja asjatute järelkontrollide vältimiseks

basecamp-kalender

Projektijuhtimise poolest tuntud Basecamp võib teid aidata ka kalendrite haldamisel. See tööriist aitab kasutajatel täiustada läbipaistva suhtlemise kunsti - saate vastu võtta taotlusi ja hoida taotlejat päringu olekuga kursis, et nad ei helistaks, sõnumeid ega e-kirju ei saaks.

Peamine eelis: Olekuvärskendused vähendavad ajakulu, mis kulub inimestele kalendritaotluse oleku teatamiseks. See tähendab teil on rohkem aega kalendritaotluste täitmiseks.

Kuidas seda proovida: Alustage Basecamp ja seejärel teatage, et olete uue kalendritaotluste süsteemi pilootprogramm. Paluge inimestel teile Basecampis oma taotlused esitada, lisage ja kasutage siis edusammude jagamiseks funktsiooni 'ülesanded lisatud ja täidetud'.

Kasutage Microsofti ülesanne ülesannete haldamiseks

Tööriist Microsoft-To-Do-Executive-Assistant

See tööriist võimaldab teil kogu päeva keskenduda, tugevdades nutikat igapäevast planeerimist. Üks lahedamaid omadusi on võime pakkuda arukaid ja isikupärastatud soovitusi oma igapäevaste ülesannete loendi värskendamiseks.

haldusabilise karjäärieesmärgid

Peamine eelis: Te ei pea enam meeles pidama, et peate olulised ülesanded oma kalendritesse käsitsi lisama, sest ülesannete sünkroonimine on teile kaetud.

Kuidas seda proovida: Laadige alla tasuta rakendus ja hakake oma ülesandeid õigesti haldama! To Do sisaldab ka platvormidevahelist tuge ja kiiret sünkroonimist, mis võimaldab teil oma elu juhtida kontoris, kodus või liikvel olles. Nii et kui abistate juhti, kellel on kombeks koosolekud ja ülesanded unustada, aitab meeldetuletuste funktsioon teil pakkuda kiireid, lihtsaid ja pealetükkimatuid liigutusi. Lihtne alternatiiv Wunderlistile ja muud sarnased juhtimisvahendid võivad To Do aidata tegevjuhtide assistentidel püsida õigel rajal vaatamata tihedale ajakavale.

Kasutage Robin konverentsisaali planeerimise tarkvara

Robin muudab konverentsisaalide kalendrite haldamise lihtsamaks kui kunagi varem.

Peamine eelis: Tööriista saate seadistada nii, et töötajad saaksid tube otsida vastavalt kättesaadavusele, mugavustele ja asukohale. Saate vaadata kõike toimuvat, kuid te ei pea enam tüütult ruume otsima, kuna töötajad saavad seda ise teha.

Kuidas seda kasutada:

  • Alustage tasuta prooviversiooni või määrake demo.
  • Öelge töötajatele, et käivitate pilootprogrammi.
  • Laske programmil töötada, seejärel saatke küsitlus, et näha, mida kõik tööriistast arvavad.

Näed mida Vältima saab tuua RSVP jälgimise

evite-for-rsvp-jälgimine

Evite pakub teie lapsele või kassile palju enamat kui kutsetega peokutseid. Paberivaba kutseteenuse abil on lõbusam jälgida sündmuste vastuseid ja suhelda oma koosolekutest.

Peamine eelis: Kasutajasõbralik RSVP jälgimine.

Kuidas seda kasutada: Lihtsalt logige sisse, looge kutse, saatke see välja ja jälgige seda.

Kasutage kõrgtehnoloogilisi tööriistu nagu Steelcase RoomWizard

Selle Interneti-põhise ruumide ajastamise süsteemi eesmärk on lahendada kõik probleemid, millega te silmitsi seisate, püüdes hallata, kuidas kõik teie kontoris olevad inimesed reserveerivad koosolekuruumid .

Peamine eelis: Süsteemiga on kaasas lihtne puutetundlik ekraan, mille saate paigaldada väljaspool ruume. See süttib punast tuld tähistamaks võetud ruumi ja rohelist tuld tähistamaks avatud ruumi.

Kuidas seda kasutada: Vaadake toote spetsifikatsioonid lehel, et teha kindlaks, kas RoomWizard sobib teie kontori jaoks.

Kasutage Boomerangi kalender Gmaili jaoks

terasest-toa-võlur

Boomerangi kalendri süsteem aitab teil lisada koosolekuid Google'i kalendrisse otse oma e-posti aadressi sees.

Peamine eelis: Ühe klõpsuga koosoleku ajakava saate täita ühes meilis.

Kuidas seda kasutada: Kui kasutate kontorisuhtluseks Google'i kalendrit, saate lihtsalt alla laadida Boomerangi ja hakata seda juba täna kasutama.

(- Tehke rohkem * Abimees - nr 1 tasuta iganädalane infoleht, mille assistendid teevad abistajatele.)

kingiideed töötajatele jõuludeks

Järjehoidja Daysoftheyear.com

Kui teil on kunagi kalendri halduskohustuste raames vaja kalendrisse lisada lõbusaid sündmusi, peate selle veebisaidi järjehoidjatesse lisama.

Peamine eelis: Veebisait pakub põhjust tähistada iga päeva, mida võite välja mõelda. (Kas teadsite, et 25. mai on tegelikult käterätikute päev?)

Kuidas seda kasutada: Tõmmake see veebileht üles järgmine kord, kui ülemus tuletab meelde neid kontorirõõmu meilisõnumeid, mida peaksite saatma.

Millised kalendrite haldamise tööriistad teie elu lihtsustavad? Andke meile sellest teada allpool toodud kommentaarides!