Täielik kaheastmeline juhend tõhusa virtuaalse koosoleku läbiviimiseks aastal 2021 [kontrollnimekirjaga]

Virtuaalse koosoleku kontroll-loend

Virtuaalsed kohtumised kõlavad omamoodi futuristlikult ...



Kas 'virtuaalne' tähendab, et me kõik kogume hologrammi kaudu nagu ulmefilmides?

treeningut, mida saate teha oma laua taga

Kas paneme peakomplektid sisse, et siseneda virtuaalsetesse kontoritesse, millel on veidi parem mööbel ja vaated kui meil päris kontorid ?

Mida rohkem inimesi alustab kodus töötamine , paljud meist küsivad:



Mis on virtuaalne koosolek?

Virtuaalne kohtumine on sündmus mis ühendab inimesi Interneti või digitaalse võrgu kaudu, tavaliselt ühise eesmärgi saavutamiseks. Hästi korraldatud virtuaalne koosolek võimaldab inimestel reaalajas koostööd teha ja teavet jagada, ilma et oleks vaja viibida samas füüsilises asukohas.

Monica Linares meie seast Facebooki rühma tegevassistendi seis selgitab edasi:

'Virtuaalsed kohtumised ühendavad meid, kui me ei saa koos olla pandeemiate, pikkade vahemaade, ilmastiku ja muude blokeerijate tõttu. Kui need on hästi planeeritud, võivad need kohtumised aidata meil ületada ruumilisi tõkkeid, et säilitada töösuhteid, äritegevuse järjepidevust ja produktiivset koostööd. '



Täpselt nii! Planeerimine on virtuaalsete koosolekute maksimaalse väärtuse saamise saladus.

Kas soovite veel ühte saladust kuulda?

Planeerimine ei pea olema raske, sest oleme kõik sammud teie jaoks välja toonud.

Oma virtuaalsete koosolekute võimalikult tõhusaks muutmiseks vaadake allpool toodud üksikasjalikke juhiseid ja laadige alla meie kontrollitav kontrollnimekiri.

Vaadake meie kaheastmelist virtuaalse koosoleku kontroll-loendit

Sisukord

Teie virtuaalse koosoleku kontroll-loend

Mida soovite oma virtuaalse kohtumise ajal saavutada g ?

jäämurdjate mängud rühmadele

Käitumine-ennustamine-kontroll

Teie eesmärk võib olla „pehme“ (saada töökaaslastega kvaliteetset aega) või „raske“ (saavutada muudetud aastase müügistrateegia osas üksmeel), kuid mõlemal juhul virtuaalne koosolekumängu kava aitab teil teha seda, mida peate tegema.

Virtuaalsed koosolekud on varustatud spetsiaalse käputäie barjääridega - tehnoloogiliste väljakutsetega, vähese kaasatuse ja eraldatud koosolekuvoogudega -, mis võivad teie ja teie eesmärgi vahele sattuda.

Rääkimine Inc., ekspertkoolitaja Lee E. Miller võttis probleemi suurepäraselt kokku:

'Suurim viga, mille inimesed teevad, on eeldus, et mõjutamine näost näkku kohtumisel on sama mis mõjutamine siis, kui suhtlete virtuaalselt. See ei ole. Reeglid on erinevad, kuna inimesed reageerivad virtuaalselt suheldes erinevalt. ”

tegevabiline vs haldusabiline

See kontrollnimekiri aitab teil virtuaalsetest kohtumistest üle saada.

1. samm: viimistlege üksikasjad

Tehke seda: 1-2 nädalat enne virtuaalset kohtumist

Küünte alla-üksikasjad

Miks :

  • Üksikasjade selgitamine aitab teil leida võimalusi virtuaalsete kohtumiste väljakutsetest ülesaamiseks, sealhulgas:
    1. Tehnoloogilised raskused
    2. Katkestused ja segajad
    3. Vestlusvoolu puudumine (füüsiliste vihjete puudumisel kipuvad inimesed omavahel rohkem rääkima ja üksteist segama)

Kuidas :

  • Kujutage ette, kuidas teie koosolek algusest lõpuni täpselt kulgeb, arvestades allpool toodud tegureid.
  • Dokumenteerige oma voog tulevaste planeerimistoimingute jaoks viide.

Tehnoloogia ja seadmed :

  • Siit saate teada, kuidas need virtuaalsed koosolekutööriistad töötavad.
  • Jagage osalejatele tööriista põhijuhiseid.
  • Mõelge, mida võimaldavad teie tööriista võimalused:
    1. Vaigista / vaigista osalejad
    2. Lülitage osalejate video välja
    3. Vajadusel loobuge osalejatest
    4. Määra taust
    5. Kui peate virtuaalse koosoleku ajal kasutama muid tarkvaraplatvorme, kaaluge koostööplatvormi kasutamist Röstine .
    6. Valige neutraalne / professionaalne seade, kus saate koosolekut minimaalselt segada
    7. Testige oma koosoleku tööriista arvutis

Pro-Tip: on palju terviklikke virtuaalsete koosolekute platvorme, mis sobivad ideaalselt kohtumiste seadistamiseks kaugosalejatega mitmes kohas. Kui otsite usaldusväärset võimalust, Nextiva pakub kiiret seadistamist ja suurepärast üldist kasutuskogemust.

Nextiva-kaugtöö-tarkvara

Kihlus:

  • Looge osalejate kontroll-loend, et märkida, kui inimesed räägivad. Kutsuge inimesi, kellel pole veel pööret olnud.
  • Plaanite koosoleku alguses nimekirja võtta, et kõik saaksid tere öelda.
  • Koostage koosoleku kutse saatmiseks lühike teekond ja objektiivne kokkuvõte. Kõik osalejad peaksid teadma:
    1. Koosoleku eesmärk
    2. Milliseid teemasid kajastate
    3. Kui kaua kohtumine aega võtab

Pro-Tip: Koosoleku päevakorra lisamine otse kalendrikutsesse on hea viis anda osalejatele kiireid teadmisi selle kohta, mida koosolek endast kujutab, ning see on ka käepärane lähtepunkt juhuks, kui nad vajavad meeldetuletust.

virtuaalsed sünnipäevapeo ideed lastele

  • Pange osalejate ootused paika.
    1. Kas kutsute osalejad pärast koosoleku teatud osi lahkuma? (See võib hoida kaasamist üleval)
    2. Kas palute osalejatel kordamööda rääkida?
    3. Pöörete hõlbustamiseks võite kasutada osalejate vaigistamist või käte tõstmist.

Tõrkeotsing :

  • Pühenduge enne koosoleku alustamist ootama vaid umbes 3 minutit.
    • Summutage kõik osalejad sisenemisel, et vältida rööbastelt maha sõitmist, kuna hilinejad niristavad.
  • Paluge kellelgi modereerida osalejate e-kirju, kes ei saa ühendust.
    • Saatejuhina ei saa te juhtida köitvat koosolekut, pakkudes samal ajal ka IT-tuge.
  • Paluge kellelgi (võib-olla teie e-posti moderaatoril) aidata vaigistada osalejaid, kes on häirivat taustamüra tekitanud vähemalt 3 minutit. (Kui palute neil inimestel end vaigistada, häirib see koosolekut veelgi.)
  • Paluge, et keegi oleks teie kaassaatejuht. Kui keskendute põhipunktide kajastamisele, saab see inimene seotust jälgida.
  • Pühenduge ettenägematute väljakutsete jaoks probleemide lahendamise strateegia 'tuvastamine ja kõrvaldamine' jaoks.
    1. Piiratud koosolekuajad ei jäta aeganõudvate tõrkeotsingute jaoks ruumi.
    2. Näiteks kui keegi ei saa ühendust, öelge talle lihtsalt, et tunnete puudust ja tuletage meelde, et saadate koosoleku kokkuvõtte.

2. samm: saatke virtuaalsed koosolekukutsed

Tehke seda: 1-2 nädalat enne virtuaalset kohtumist

Virtuaalsete koosolekute saatmine

Miks :

  • Nii saavad kohalviibijad valmistuda ja põnevil olla. (See aitab ka teie planeerimisprotsessil saada peaarvu!)

Mida lisada :

  • Kohtumise kuupäev ja kellaaeg.
  • Tehnoloogiline formaat.
  • Lisage ühenduse loomiseks vajalikud lingid ja ka kõik 1. juhises välja töötatud juhised.
  • Osaleja ootused. (Eriti kui olete otsustanud kõlarite pöördeid rakendada)
  • Koosoleku teekond.
  • Eesmärkide täitmine.

3. samm: saatke virtuaalse koosoleku meeldetuletused

Tehke seda: 24 tundi enne virtuaalset koosolekut

Saada-virtuaalne-koosolek-meeldetuletused

Miks:

  • See aitab tõsta teadlikkust ja tuletab osalejatele meelde, et nad peaksid end ette valmistama.

Mida lisada:

  • Palve kõigile koosolekute tehnoloogiat testida.
  • Esialgse koosoleku kutse üksikasjad.

4. samm: viige läbi koosoleku eelne kontroll

Tehke seda: 15 minutit enne virtuaalset koosolekut

vingerpussid töökaaslastele mängimiseks

Miks:

  • See on täpselt nagu füüsilise koosolekuruumi sisseseadmine enne osalejate saabumist. Soovite olla valmis alustamiseks kohe, kui teie esimene osaleja saabub.

Kuidas:

  • Logige sisse oma koosolekule hostikaaslaste ja moderaatoritega.
  • Kontrollige mikrofoni ja kõlareid.
  • Kontrollige oma koosoleku seadeid, sealhulgas kõiki osaleja seadeid (vaigistamine / kaamera välja lülitamine), mille soovite oma kohale seada.
  • Käivitage ooteruum, kui teie tehnoloogia seda võimaldab. (Kui keegi juhtub mõni minut varem sisse logima, pole see probleem)
  • Vaadake veel kord üle oma koosoleku käik ja teekond.

5. samm: alustage oma virtuaalset koosolekut stiilselt

Tehke seda: oma virtuaalse koosoleku alguses

Alustage oma virtuaalset koosolekut stiilselt

Miks :

Kuidas :

  • Tehke nimeline kõne, et anda kõigile võimalus üksteist naeratada ja tervitada.
  • Toimetage 1. etapis valitud jäämurdja.

Täiendavad ideed :

  • Mängi natuke muusikat
  • Mängi mõnda tühiasi
  • Tehke küsitlus või viktoriin
  • Pidage virtuaalne tantsupidu
  • Jagage lustakat videot, et kõik naeraksid

6. samm: olge kõigi aegade parim virtuaalse koosoleku host

Tehke seda: oma virtuaalse koosoleku ajal

Parim virtuaalne-koosolek-host

Miks :

  • Hostimine teeb virtuaalseid koosolekuid tõepoolest või rikub neid. Peremees määrab tempo ja tooni ning võib mõjutada kaasamise taset, hoides inimesi rääkimise asemel oma telefoni.

Kuidas :

  • Pea kinni oma koosoleku kulust ja teekonnast. Miks? See muudab teie kohtumise organiseeritud ja sihipäraseks.

Kasutage neid strateegiaid / tehnikaid, et muuta osalejad võimalikult mugavaks :

  • Naerata.
  • Riietu nagu isiklikuks koosolekuks.
  • Rääkige aeglasemalt kui te isiklikult räägiksite.
  • Kõigi teiste rakenduste märguannete vaigistamine.
  • Keskenduge ainult koosolekule kogu selle vältel.
  • Rääkige selgelt ja mikrofoni.
  • Pikendage pause pärast kõike, mida ütlete, et anda inimestele palju aega kaalumiseks.
  • Looge kaamerasse vaadates silmside.
  • Küsige sageli, kas kellelgi on küsimusi või lisamõtteid. (Virtuaalsed koosolekud võivad mõnikord tunduda telesaadete või esitlustena. Küsimused ja suunised tuletavad inimestele meelde, et nad on aktiivsed osalejad ja mitte passiivsed tarbijad.)
  • Tähelepanu ja silmsideme kasvatamiseks tehke iga 15 minuti järel grupi selfie (lihtsalt pilt ekraanist).
  • Rääkige oma kätega, et julgustada osalejaid teid vaatama ja silmsidet looma.
  • Vältige enda vaatamist. (Peida oma vaade, kui peate)
  • Tunnustage kõneleja panust vaikse noogutusega. (Suulised kommentaarid aeglustavad koosoleku toimumist, kuid füüsiline kinnitus annab osalejatele teada, et neid on kuulda võetud.)
  • Kutsuge osalejaid, kellel pole olnud võimalust midagi öelda.
  • Kui teie kohtumine on pikk, tehke pausid.
  • Kasutage täiendavaid jäämurdjaid või jäämurdja naljad kaasata osalejaid, kes jäävad oma töölauale.

Kas soovite rohkem näpunäiteid? Proovige mõnda neist tehnikatest häkkida kaameras tegutsemine.

7. samm: ärge lihtsalt lõpetage oma virtuaalset koosolekut - sulgege see

Tehke seda: enne kui logite oma virtuaalselt koosolekult välja

Lõpeta oma virtuaalne koosolek

Miks :

  • Virtuaalsed vormingud võimaldavad meil koosolekutelt lahkuda ühe lihtsa nupuvajutusega. Vältige tungimist sellele nupule vajutada ja põrgatada. Sulgege oma koosolek eesmärgi ja kontrolliga.

Kuidas :

  • Küsige, kas kellelgi on veel mõtteid lisada.
  • Kokkuvõte põhipunktidest.
  • Tehke kokkuvõte järgmistest sammudest ja selgitage vastutavaid osapooli.
  • Öelge osalejatele, et saadate varsti meili, et nad teaksid seda jälgida.

8. samm: järgige viivitamatult

Tehke seda: pärast virtuaalse koosoleku lõppu

Järel-kohe-kohe

Miks :

  • Kohe jälgimine aitab teid jätkake kaasamist samal ajal kui osalejatel on teie kohtumine värske.

Mida lisada järelmeilis :

  • Koosoleku protokolli kokkuvõte .
  • Järgmiste sammude kokkuvõte.
  • Kohtumise peamine saavutus. (Õnnega sobib see kokku teie peamise koosoleku eesmärgiga)
  • Salvestamine. (kui on sobiv)
  • Rahulolu-uuringu link või lihtsalt taotlus saata teile tagasisidega otse meilisõnumeid. (Kas sellest kohtumisest oli kasu? Miks või miks mitte?)

Täiendavad järelmeetmed :

  • Võtke ühendust kõigi inimestega, kellel oli probleeme sündmusega ühenduse loomisel kodukontor .
  • Muidugi lisatakse need teie peamisele järelmeilile, kuid täiendav vabandus on tore puudutus.

Vaadake meie kaheastmelist virtuaalse koosoleku kontroll-loendit

Inimesed küsivad neid küsimusi ka virtuaalsete koosolekute kohta

K: Mis on virtuaalsete koosolekute eelised?

K: Kui kaua peaks virtuaalne koosolek kestma?

  • V: Virtuaalsed koosolekud ei tohiks kesta kauem kui tund. Jaotage koosolek 15-minutilisteks osadeks ja tehke pause, et osalejad saaksid energiat. Ole valmis oma otsust kasutama. Kui tunnete, et kaasamine on langenud, võib pikas perspektiivis olla produktiivsem oma kohtumine varakult lõpetada.

K: Kuidas muuta virtuaalne koosolek interaktiivseks?

  • V: Muutke virtuaalne koosolek interaktiivseks, planeerides hoolikalt oma koosoleku kõiki aspekte. See hõlmab inimeste mugavaks muutmise võõrustamisvõtete mõistmist ja osalemist soodustavate kaasamisstrateegiate väljaselgitamist.

K: Kuidas ma tean, kas mu virtuaalne koosolek oli tõhus?

  • V: Teadke, kas teie virtuaalne koosolek oli tõhus, küsides tagasisidet oma koosoleku järelmeilis. Samuti võite astuda samme, et muuta oma koosolek planeerimisprotsessis võimalikult tõhusaks.

K: Mis on esimene samm tõhusa virtuaalse koosoleku läbiviimiseks?

K: Miks toimivad virtuaalsed kohtumised 2021. aastal?

  • V: Virtuaalsed koosolekud toimivad 2021. aastal, kuna meie vajadus kohtuda kaugelt on suurem kui kunagi varem, meie koosolekute tehnoloogia on parem kui kunagi varem ja meie teadmised virtuaalsete koosolekute edukaks muutmise kohta kasvavad iga päev.

K: Mida on vaja virtuaalse koosoleku alustamiseks?

  • V: Virtuaalse koosoleku alustamiseks vajate esitamiseks esinduslikku tööruumi, sülearvutit või lauaarvutit, usaldusväärset Interneti-ühendust, virtuaalse koosoleku tarkvara, koosolekul osalejaid ja head jäälõhkuja küsimust. Virtuaalsete koosolekute planeerimiseks leidke muid samme.

K: Kas on võimalusi parandada kaugtöötajate seotust minu virtuaalsel koosolekul?

  • V: Parandage töötajate kaugemat seotust oma virtuaalsel koosolekul, võttes kasutusele nimekirja, kasutades jäämurdja küsimusi, jagades koosoleku marsruuti ja eesmärke ning modereerides oma koosolekut hoolikalt, et kõik osaleksid.

K: Mis on virtuaalse koosoleku eesmärk?

  • V: Virtuaalse koosoleku eesmärk on viia inimesed digitaalselt kokku, et arutada olulisi küsimusi, saavutada kriitilisi eesmärke või luua ja säilitada tervislikke kontorisuhteid.

K: Kuidas peaksin oma virtuaalset koosolekut alustama?

  • V: Peaksite oma virtuaalset koosolekut alustama rulli võtmisega ja lühikese jäämurdja küsimuse esitamisega. Siit saate teada, kuidas oma virtuaalset koosolekut planeerida, korraldada ja lõpetada.

K: Kuidas peaksin oma virtuaalse koosoleku lõpetama?

  • V: Lõpeta oma virtuaalne koosolek, kogudes viimased mõtted ning kokku võttes põhipunktid ja järgmised sammud. Samuti peaksite kavandama kohe pärast koosolekut jätkumeili saatmise. Lisateavet virtuaalse koosoleku kavandamise algusest lõpuni leiate.

Kas on midagi, millest me puudust tundsime? Palun andke meile kommentaarides teada!