Juhiabi vs haldusabiline: mis vahe on?

Juhiabid vs haldusabid

Mille poolest juhtiv assistent erineb haldusabist? Igaüks, kes nende kahe positsiooni vahel dešifreerib, võib seda natuke segadusse ajada.



Juhiabi (EA) ja haldusassistendi (AA) kohustused võivad ühes ettevõttes kattuda ja teises ettevõttes olla väga erinevad. Inimesed võivad mõnes ametis kasutada kahte tiitlit vaheldumisi, samas kui muudes valdkondades eeldatakse, et juhiabid ja haldusassistendid on täiesti erinevates meeskondades.

Oleme siin selleks, et täita teadmiste puudujääk, mis on alati olemas, kui mõtlete, Juhiabi vs haldusabiline: kas on vahet? Oleme koondanud teabe, mis hõlbustab nende kahe positsiooni võrdlemist ja vastandamist. Siin on kõik kedagi haldusalal alustamiseks peab teadma, kas on tegevjuht või assistent.

(- Liituge ühe meie privaatse FB grupiga eranditult juht- ja haldusassistentidele. See on kogukondsuhelda, teha koostööd ja jagada nõuandeid selle kohta, kuidas ületada oma rollis silmitsi seisvaid probleeme.)



Peamised erinevused: tegevabi ja haldusassistent

Juhiabid vs haldusabid: peamised erinevused

Juhiabi ja haldusassistendid jagavad palju vastutust, põhioskusi ja ideaalseid omadusi. Kuna need rollid on ettevõtteti erinevad, võib olla raske kindlaks teha konkreetseid erinevusi, mis kehtiksid iga EA ja iga AA kohta.

Mõlemad rollid tagavad, et nende ettevõtted toimivad võimalikult tõhusalt. Peamine erinevus seisneb iga positsiooni fookuses.



  • Haldusassistendid keskenduvad sageli tervetele osakondadele või protsessidele.
  • Juhiabid keskenduvad sageli konkreetsetele inimestele ja ametikohtadele.

Siin on mõned näited, kuidas see peamine erinevus praktikas välja võib näha:

  • Konverentsiruumide kalendri (AA) haldamine ja ainult ühe juhi reisikalendri (EA) haldamine
  • Ettevõtte kontole saadetud e-kirjadele vastamine versus ühe konkreetse isiku kirjavahetus (EA)
  • Meelelahutus kõigile klientidele ja külastajatele, kes registreerivad end vastuvõtus (AA), või võtmekliendi viimiseks lõunasöögile enne kohtumist juhtkonnaga

Juhiabi vs haldusabiline: The Töökirjeldus

Juhiabi ja haldusassistent

Juhiabi

Üldiselt toetab Executive Assistant juhtkonda või juhtide meeskonda. Juhiabi assistendi konkreetsed vastutusalad varieeruvad ettevõttes ja juhis. Enamik EA-sid lahendab probleeme, töötab välja äristrateegiaid, haldab projekte, planeerib sündmusi, suunab suhtlust ja palju muud. Enamik juhtide assistente täidavad mitmesuguseid haldusülesandeid - näiteks kalender ja ärireisid planeerimine - tegeledes samal ajal ka missioonipõhiste ettevõtte projektidega.

Juhiabi vastutuse hulka kuuluvad:

  • Palgaarvestuse käsitlemine
  • Kontori kujunduse ja paigutuse parenduste kavandamine
  • Uute töötajate pardaleminek ja lahkumine
  • Operatsiooniliste ülesannete haldamine, sealhulgas töötajate preemiate haldamine, parkimine ja hoone hooldus
  • Juhtide otsene abistamine
  • Tehnoloogia ja kontoriseadmetega seotud probleemide ja värskenduste käsitlemine
  • Ürituste planeerimine
  • Reiside koordineerimine
  • Kalendrite ajastamine ja haldamine
  • Aruannete koostamine

Juhiabi ametijuhendi näidis

ZipRecruiter pakub kasulikku näidist juhiabi ametijuhendis, milles on loetletud järgmised ülesanded ja vastutus:

  • Telefonipäringutele vastamine, kõnede suunamine ja ettevõtte põhiteabe edastamine
  • Mugav täita ametnike ülesandeid, võtta memosid, säilitada faile ja korrastada dokumente. Vajaduse korral fotokopeerimine, faksimine, sortimine jne.
  • Korraldab vastavalt vajadusele reisi, majutuse, marsruudid ja kogu kirjavahetuse, mis on seotud korraldusega.
  • Kavandab / korraldab ja viib ellu selliseid üritusi nagu koosolekud, ärilõunad või klientide õhtusöögid

Haldusassistent

Kinni tegevabiline

Vastavalt Tööstatistika büroo , Haldusassistendid (AA) „täidavad tavapäraseid büroo- ja haldusülesandeid. Nad korraldavad toimikuid, valmistavad ette dokumente, lepivad kokku kohtumisi ja toetavad teisi töötajaid. '

Paljud kogesid Haldusassistendid pakuvad rikkalikumaid kokkuvõtteid , selgitades, et haldusassistendid teevad ettevõtete sujuvaks toimimiseks peaaegu kõike ja kõike vajalikku.

Haldusabilise ülesanded hõlmavad järgmist:

  • Kontoriside haldamine
  • Tehnoloogia ja kontoriseadmete käitlemine
  • Ürituste planeerimine
  • Reiside koordineerimine
  • Kalendrite ajastamine ja haldamine
  • Kontaktiloendite pidamine
  • Hoidmine kontoris arhiivisüsteem korras
  • Külastajate tervitamine
  • Arvede koostamine
  • Kontoritarvete jälgimine ja tellimine
  • Tervise tagamine kontori suupistete jaam ja muud hüved

Haldusassistendi ametijuhendi näidis

Haldusassistendi ametijuhendi näidis Töötav sisaldab järgmist tööülesannet:

„Otsime vastutustundlikku haldusassistenti, kes täidaks mitmesuguseid haldus- ja bürootöid. Haldusassistendi ülesannete hulka kuulub meie juhtidele ja töötajatele tugi pakkumine, igapäevaste kontorivajaduste abistamine ja meie ettevõtte üldise haldustegevuse juhtimine. '

Juhiabi vs haldusabiline: The Olulised oskused

Abioskused

Juhiabid paistavad silma, kui neil on järgmine põhioskused :

  • Leidlikkus töötada välja lahendused ja alternatiivid aja tundlikes ja kõrgsurveolukordades.
  • Oskus ole surve all rahulik juhtide tõhusaks teenindamiseks ja probleemide lahendamiseks.
  • Tehniline taibukus et saaksite kasutada kõiki kaubanduse tööriistad protsesside parandamiseks ja tugevdamiseks.
  • Suure pildi mõtlemine pakkuda juhtidele strateegilisi suuniseid.
  • Prioriteetide seadmine tõeliselt oluliste asjade tegemiseks.
  • Diskreetsus olla usaldusväärne ressurss ja konfidentsiaalse teabe hoidja. Ülemused peavad suutma usaldada juhtivaid assistente käsitsema delikaatset teavet hoolikalt, mõistvalt ja hoolsalt.
  • Korralduslikud oskused jälgida füüsilisi esemeid ja projekte, maksimeerides samal ajal tootlikkust.
  • Mitmeülesanne oluliste ülesannete strateegiline täitmine väikeste ülesannete tasakaalustamisel.
  • Ennetamine probleemide ja võimaluste avastamiseks olukordades ja suhetes.
  • Emotsionaalne intelligentsus emotsioonide tõlgendamiseks endas ja teistes ning nende järgi tegutsemiseks.
  • Suhtlemisoskused tõhusalt edastada sõnumeid paljudele erinevatele vaatajaskondadele erinevates vormingutes.
  • Kiirus ja otsustavus teha kõrgsurveolukordades õigeid käike.
  • TO paks nahk ja huumorimeel jääda mõistusega ja säilitada positiivne suhtumine, ükskõik mis ka ei juhtuks.
  • Võrgustikeoskus ehitada soodsaltja seoste täitmine.
  • Läbirääkimisoskus et võimatu juhtuks.
  • Analüütikaoskused peamiste äriotsuste teavitamiseks.

Haldusassistendid paistavad silma, kui neil on järgmine põhioskused :

  • Loominguline probleemide lahendamine. Oskus probleeme loovalt lahendada muudab haldusabilised hindamatuks varaks. Naisjuhtide edendamise tegevjuhi tegevassistent Chelsea Hnat ütleb seda assistentide kohta, kes suudavad probleeme lahendada: 'Mida rohkem suudavad nad tõhusalt tõrkeotsingut teha, seda väärtuslikumaks nad saavad oma ametikohal, kuna hoiavad kõike sujuvalt.'
  • Õige etikett tõhusalt ja lugupidavalt suhelda sisemiste ja väliste sidusrühmadega.
  • Emotsionaalne intelligentsus emotsioonide tõlgendamiseks endas ja teistes ning nende järgi tegutsemiseks.
  • Ettenägelikkus ja ootusärevus ära tunda ja lahendada võimalikud probleemid enne täielike katastroofide lõpetamist.
  • Mitmeülesanne lüüa välja mitmesuguseid alatavaid ülesandeid, laskmata millelgi lagedale kukkuda.
  • Kohanemisvõime ülesandeid (ja vaimseid väljavaateid) hetkega ette teatavaks muuta.
  • Korralduslikud oskused jälgida füüsilisi esemeid ja projekte, maksimeerides samal ajal tootlikkust.
  • Teeninduslik suhtumine. Valerie Gomez, ADP haldusassistent, ütleb , ' See on väga oluline. Rockstari tegevjuht või administratiivassistent TAHAB teenida oma juhti - olgu see ülesanne suur või väike. Tugev administraator teab, et aidates saavutada ülemuse eesmärke, saavutavad nad ka oma. '
  • Leidlikkus töötada välja lahendused ja alternatiivid aja tundlikes ja kõrgsurveolukordades.
  • Grit säilitada rahulikkus, kui asjad lähevad valesti.
  • Suhtlemisoskused tõhusalt edastada sõnumeid paljudele erinevatele vaatajaskondadele erinevates vormingutes.
  • Tehniline taibukus osata kasutada kõiki kaubanduse vahendeid protsesside parandamiseks ja tugevdamiseks.
  • Suure pildi mõtlemine anda strateegilisi suuniseid.
  • Tähelepanu detailidele tagamaks, et miski läbi ei kukuks.
  • Prioriteetide seadmine tõeliselt oluliste asjade tegemiseks.

Juhiabi vs haldusabiline: The Karjääriteed

Abiteenistujateed

Nii juht- kui haldusassistentidel on paindlik karjäär. Mõlemad ametikohad pakuvad ambitsioonikatele töötajatele palju ruumi oma võimaluste loomiseks ja eesmärkidel ja huvidel põhineva karjääritee avardamiseks.

Juhiabi karjääriteed

Juhiabina piirduvad teie võimalikud karjääriteed ainult teie ambitsioonidega. Juhiabid töötavad kõigi oma ettevõttes kõigi ja kõigiga, nii et neil on kogu ettevõttes meeskondade abistamiseks palju võimalusi inimestega kohtumiseks, erinevate ametikohtade tundmaõppimiseks ja mitmesuguste oskuste arendamiseks.

Eksperdid soovitavad isoleerides positsioone, mida võiksite oma ettevõttes uurida. Nii saate teha juhiks, et saate nende kohta võimalikult palju teada, kui olete oma assistendi rollis.

Juhiabi asukoht võib olla nii paljutõotava karjääri paljutõotav algus kui ka õnnelik lõpp. Paljud EA-d otsustavad jääda oma positsiooni piiridesse ja kasvada. Kuna EA-d toetavad ettevõtte juhtimist, on neil uute oskuste loomisel võimalus võtta üha rohkem vastutust. Sisuliselt pole täidesaatva assistendi jaoks ummikut; alati on midagi teha ja õppida.

Paljudest assistentidest kasvavad isegi juhid ise. Pärast aastaid ettevõtte juhtimise kõrvalt töötamist on juhiabid valmis juhtpositsioonide täitmiseks. Mõnikord ronivad täidesaatvad assistendid kuni tippu asepresidendid ja teised kõrgetasemelised juhid.

Haldusassistendi karjääritee

Sarnaselt juhtide assistentidele on ka administratiivsetel assistentidel palju ruumi oma karjääri kujundamiseks oma eesmärkide saavutamiseks. Kuna AA-d täidavad mitmesuguseid erinevaid ülesandeid, saavad nad hõlpsasti teada saada, mis asjad neile meeldivad. AA-del on võimalus uurida rolle oma praegustes ettevõtetes ja avastada, millised rollid on kogu tööstuses saadaval, kui nad võrgustuvad ja teevad koostööd väliste sidusrühmadega.

Haldusassistendid saavad ka oma rollides püsida ning laiendada oma vastutust ja ulatust, et see vastaks nende kasvavatele oskustele. AA-d võivad liikuda ainult ühe osakonnaga töötamisest kogu ettevõtet teenindavate administraatorirollide võtmisele. Nad võivad liikuda isegi tegevabilise rollidesse, kus nad teenivad ühte konkreetset juhti.

Sarnaselt tegevassistendi karjääriteedega on ka administratiivassistentide karjäärivõimalused lõputud. AA-d saavad omandada kogemusi ja seejärel spetsialiseeruda, laiendada oma praeguseid rolle või suunata oma administratiivset võimekust konkreetsete inimeste või ametikohtade teenimiseks.

(- Liituge ühe meie privaatse FB grupiga eranditult juht- ja haldusassistentidele. See on kogukondsuhelda, teha koostööd ja jagada nõuandeid selle kohta, kuidas ületada oma rollis silmitsi seisvaid probleeme.)