Kuidas luua 2021. aastal oma ettevõttele täiuslikku kodutööpoliitikat [malliga]

WFH päise pilt

Meie tehnoloogiat toetavas, ülipaindlikus tänapäevases töömaailmas läbimõeldult läbimõeldud Work From Home Policy on progressiivsete ettevõtete jaoks kohustuslik.



Vaadake meie kodutööpoliitika malli siit

Mis on kodus tervisekarbis tööd?

Tere tulemast kaugtöö ajastusse. Sülearvutid, nutitelefonid, sõnumsiderakendused ja WiFi kõikjal tähendavad, et enamik kontoritöötajaid saab oma tööd teha praktiliselt kõikjal. Lisage sellele töötajate kasvav ootus, et nad peaksid saama oma tööd teha kõikjal, kus nad juhtuvad olema - kohvikus, välisriiki reisides või mugavalt oma diivanilt.

Samuti on oluline meeles pidada, et isegi kui siseneme uude, paindlikumasse tööajastu , on kontor jätkuvalt koht, kus teie meeskond saab oma parimat tööd teha. Kogemuste, mis soodustavad kogukonda, koostööd ja uuendusteni viivaid kohtumisi, jätkamine töökohal.

kuningas kunta lüüriline tähendus

Ideaalis kaugtöö täiendab seda kõrgendatud töökogemust. Peamine on luua kodust töötamise poliitika, mis seab õiged ootused ning loob kanalid ja infrastruktuuri, mis mitte ainult ei toeta kodus töötamist, vaid leevendab paljusid lõkse, mis tekivad siis, kui töötajad kontorist välja viite. Õige ettevalmistuse ja suhtlemisega saab teie meeskond olla kodus sama rõõmus, ühendatud ja produktiivne kui kontoris.



Meie lemmik Work From Home ressursid ja tööriistad, mida kaaluda:

  • Kokkupanek - tasuta kultuuri arendamine ja töötajate tunnustamine
  • esmaspäev.com - meeskonna koostöö ja produktiivsus
  • Outback - virtuaalne meeskonna loomine ja kaasamine

Selles postituses kirjeldame täpselt, kuidas kaugtöö võib teie ettevõttele kasulik olla, potentsiaalsed lõkse, mille vältimiseks peate hoolitsema, ja miks läbimõeldud ja terviklik kodust töötamise poliitika on teie meeskonna edukuse saavutamisel kõige suurem tegur . Kasutage seda artiklit, et juhendada teid oma meeskonnale sobiva kodust töötamise poliitika väljatöötamisel.

Sisukord



Mis on kodutöö poliitika?

Töö kodust poliitika on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, milles on selgelt määratletud kodus töötavate töötajate ootused ja vastutus. Samuti võib see määratleda, kes on sobilik kodus töötamiseks, kodus töötamise õiguste taotlemise protsess ja kinnitamisprotsess.

Kohustuslike töökodust tulenevate olukordade ajal (näiteks tervise- või ohutuskriis nagu COVID-19) aitab see tagada, et töötajad oleksid edukaks seatud ja nad saaksid jätkuvalt püsida terved ja produktiivsed.

Vaadake meie kodutööpoliitika malli siit

Mis kasu on kodus töötamisest?

Töötajate võimestamine kodus või kaugtööl töötamiseks on hea tava, mis võib tuua kasu teie töötaja heaolule ja teie ettevõttele. Nende eeliste maksimeerimine peaks olema kõige olulisem, kui kujundate oma ettevõtte kodust töötamise põhimõtet. Siin on põhjus, miks kodust töötamise poliitika on teie ettevõttele kasulik:

See annab märku usaldusest . Nüüdseks teame seda kõik töötajate kaasamine juhib jõudlust; mida rohkem on isiklikult investeeritud töötajad teie ettevõtte edukuses, seda rohkem on nad valmis oma eesmärkide saavutamiseks ületama. Selle demonstreerimine, et usaldate oma töötajaid kodus töötama, aitab kindlustada tööandja ja töötaja vahelist emotsionaalset sidet, mis võimaldab kaasamist.

See annab töötajatele aja tagasi . Üks suur eelis, mille enamik töötajaid avastab kodust töötades, on tööle sõitmise puudumine. Keskmine ameerika pendelränd on iga päev rohkem kui 52 minutit . Töötajatel on rohkem aega pühendada endale, oma perele, oma hobidele või tööle, kui nad seda otsustavad.

See toetab keskendunud tööd. Teine ilmselge eelis kodus töötamisel on tavaliste häirivate töökohtade puudumine. Seetõttu on paljud ettevõtted (sh Dcbeacon) määranud keskendunud tööle pühendatud kaugpäevad. Meeskonna liikmetel soovitatakse tõhususe maksimeerimiseks kavandada nendel päevadel intensiivset keskendumist nõudvad ülesanded (näiteks kirjutamine, planeerimine või strateegia kujundamine).

See vähendab töölt puudumist. Kui annate töötajatele võimaluse töötada kodus, kui neil hakkab paha, siis ei levita nad haigusi ülejäänud meeskonnale vähem. Tulemuseks on tervem ja produktiivsem meeskond. Selle nähtuse mõju näete tõepoolest iga-aastase külma ja gripi aastaaegadel - või harva juhtub pandeemia nagu COVID-19.

See võib aidata hästi ümardatud töötajaid. Töötajad, kellel on tervislik pereelu, sotsiaalne elu ja kellel on aega kirglikeks projektideks ja hobideks, on paremad töötajad. Kaugtöö võib tähendada, et teie projektijuht suudab oma lapse koolist kätte saada, saab pühenduda iganädalastele õnnetundidele koos sõpradega või lõpuks registreeruda programmeerimisklassi, kus ta soovis käia. Kui töötajad täidavad oma elu muid valdkondi, ilmnevad nad ka tööl paremini.

Millised on kodus töötamise potentsiaalsed riskid?

Kaugtöö pole potentsiaalsete varjukülgedeta. Oma kodust töötamise eeskirja koostamisel hoiduge kindlasti allpool toodud riskidest.

Piiride kehtestamine võib olla keeruline. Töölesõidu (või duši all sõitmise) puudumine on suurepärane, kuid üks asi, mida me ikka ja jälle kuuleme, on see, et tööaju välja lülitamine ja lõõgastumine võib olla keeruline. Mõned töötajad leiavad, et nad töötavad või kontrollivad meilisõnumeid alates ärkamisest kuni hetkeni, kui pea vastu padja põrutab. See on kindel retsept läbi põlema .

See võib olla isoleeriv. Inimeste läheduses olemine on meile kasulik . Meie keha vabastab hea enesetunde kemikaalid oksütotsiin ja serotoniin, kui näeme inimesi, kellest hoolime - nagu sõbrad, töökaaslased ja pereliikmed. Liiga palju üksi veedetud aega võib põhjustada masendunud meeleolu. Lisaks võib kontorist eemalolek kaotada ka töötaja ja ettevõtte enda vahelised sidemed. Kontor - eriti läbimõeldult kujundatud töökogemusega - annab töötajatele identiteeditunde ja seose teie ettevõtte ja selle väärtustega. See väheneb, kui veedate sellest liiga palju aega.

See välistab serendipitous kohtumisi. Kontori üks suurimaid eeliseid - eriti hämmastava puhkeruumiga - on see, et see pakub võimalusi spontaanseks suhtlemiseks erinevate organisatsioonide inimeste vahel. ( Steve Jobs propageeris seda kuulsalt Apple'i ja Pixari kontoriplaanide kujundamisel.)

batman animeeritud seeria bane

See võib kaasneda muude häirivate teguritega. Kuigi kodus töötamine välistab tüüpilised kontoris häirivad tegurid (nagu jutukad töökaaslased), on fakt, et töötajate kodud on töö jaoks harva optimeeritud ja võivad aidata reklaamida tööpäeva edasilükkamine . Sageli kaugtöötajad lõpuks töötate diivanil või voodil, sest neil pole lihtsalt sobivat kirjutuslauda või lauda. Või võivad nad taustamüra tekitamiseks teleri sisse lülitada ... ja lõpuks seda kogu päeva vaadata. Ettevõtted, kus on selliseid mugavusi nagu söögi-, suupiste- või kohviprogrammid, võivad näha, et töötajad saavad terve päeva jooksul mitu korda lõunale või kohvile otsa, sest töötajad pole harjunud sööki, suupisteid ja muid suupisteid planeerima kohv .

Mida lisada kodust töötamise poliitikasse

Teie ettevõtte töö kodust poliitika eesmärk peaks olema optimeerida eeliseid, piirates samas riske, seades oma töötajad lõpuks nii edukaks kui kontoris, nagu nad seal on. Teie poliitika peaks sisaldama järgmist, et see just nii toimiks.

Määratlege, kellel on õigus kodus töötada. Kõiki tööülesandeid ei saa kaugjuhtida. Pange selgelt välja, millised meeskonnad sobivad kaugtööks ja millised peavad olema kontoris.

Võite määrata sobivuskriteeriumid - st ainult töötajad, kes on ettevõttes olnud 90 päeva ja on saavutanud 90% oma eesmärkidest, saavad töötada kaugjuhtimisega. Muidugi ei kehti see tervisekriisi ajal nagu COVID-19, kui kodus töötamine võib olla kohustuslik.

Looge heakskiitmisprotsess. Samamoodi kirjeldage pärast abikõlblikkuse kriteeriumide kehtestamist selgelt töötajad ja heakskiitmise protsess. Töötajad peaksid teadma, kuidas taotleda tööd koduõiguselt, kes on heaks kiitmas, ja kinnitamise ajastust.

Määrake regulaarne tööaeg. Teie kodust töötamise poliitika peaks selgelt ütlema, millal töötajaid eeldatakse töötama ja millal nad peaksid seda päevas nimetama. Kui hindate paindlikkust, võib see tähendada kogu tundide arvu määramist (st eeldatakse, et töötajad töötavad päevas kokku 8 tundi).

Tõenäolisemalt tähendab see tööaja vahemiku kehtestamist (s.t eeldatakse, et töötajad töötavad ja on saadaval kella 9–17). Parim tava on peegeldada tavapärast kontoritööpäeva, mis võib meeskonniti erineda.

Palgatöötajatele , see poliitika ei tähenda ainult seda, et teie meeskond püsiks oma ülesannete täitmisel. Suurem eelis on anda töötajatele võimalus kehtestada oma piirid, et nad ei tunneks survet olla „alati peal”, mis seda ka teeb vältida läbipõlemist pikas perspektiivis.

Tunnitöötajatele , pidage meeles, et kehtivad föderaalsed maksuvabastuse reeglid. Veenduge, et töötajad saaksid aru, et nad peavad jätkama oma aja jälgimist ja taotlema juhi heakskiitu ületunnitöö tegemiseks.

Andke tunnitöötajatele ajaarvestuse juhend. Igatunnised, vabastamata töötajad peavad ikkagi kõik töötunnid täpselt registreerima ja esitama need andmed oma juhtidele. Veenduge, et tunnitöötajatel oleks võimalus oma aega kaugtöö ajal täpselt üles märkida.

Luua kohaloleku ja kättesaadavuse standardid. Üks väljakutse, mille leiate kaugtööna, on see, et te ei saa lihtsalt kellegi töölaua juurest hüpata, et saada oma panus aja tundlikku projekti. Mõnikord on tunne, et jahtite pidevalt inimesi, tabades neid lõtvuse, e-posti ja tekstisõnumite peal. Minimeerige see, kehtestades standardid selle kohta, millal ja kuidas meeskonnaliikmed on saadaval.

Sujuvamaks suhtluskanaleid. Kui isiklik suhtlus pole enam valikuvõimalus, tuleb valida teie sisemised koomikud. See tähendab olemasolevate sidekanalite auditeerimist ja nende esmase eesmärgi määramist. See võib tähendada ka üleliigsete kanalite loojumist. Näiteks kui teie ettevõte kasutab nii Slacki kui ka G-chat'i, peaksite ebaefektiivsuse vähendamiseks nõudma meeskonna liikmetelt ühe või teise kinnipidamist.

Tüüpiline jaotus võib olla:

  • Lõtv kiire, kerge ja mitteametliku suhtlemise jaoks ning teise puudutusena õigeaegsete teadete edastamiseks.
  • E-post pikema suhtluse, kogu meeskonda hõlmavate teadete ja sisemise programmeerimise jaoks (näiteks uudiste kokkuvõtted).
  • Nextiva koosolekute jaoks.
  • esmaspäev.com (või muu projektijuhtimise tarkvara ) projektijuhtimiseks ja võrgukoostöö .
  • Kokkupanek töötajate tunnustamiseks ja kaugtöötajate kaasamiseks.
  • Ettevõtte sisevõrk korduma kippuvate küsimuste, ettevõtte poliitika ja personaliressursside jaoks.

Pakkuge IT-tuge. Kodus töötades loodavad töötajad tehnoloogiale rohkem kui kunagi varem. Kõige elementaarsemate suhtlus- ja tööfunktsioonide täitmine nõuab töötavat IT-d. IT-toe pakkumine on hajutatud tööjõule nii olulisem kui ka logistiliselt keerulisem. Eriti kui olete tegelenud kauglaev , peate tagama, et uued töötajad ja IT saaksid omavahel tõhusalt suhelda.

Looge spetsiaalselt kaugtöötajatele abitelefoni- ja piletisüsteem ning kirjeldage protseduuri, mida töötajad peavad tehnoloogiaprobleemide eskaleerimisel kasutama.

Hoidke turvastandardeid. Kõigi süsteemikasutajate kaitsmiseks võiksite investeerida krüpteeritud virtuaalsesse privaatvõrku (VPN). Samamoodi juhendage töötajaid vältima haavatavat avalikku WiFi-ühendust. Selle asemel julgustage neid leviala kasutama või krüptimistarkvara pakkuma. Lõpuks veenduge, et töötajad hoiaksid tööandmeid tööarvutites, mitte isiklikes. Enamasti tähendab see, et töötajad peaksid vastama ainult tööseadmetes olevatele e-kirjadele.

Jätkake sisekommunikatsiooniprogramme, sealhulgas kõigi käte koosolekuid. Pidev suhtlemine on võtmetähtsusega. E-posti infolehed ja lõtv värskendused peaksid jätkuma. Teie iganädalasi või kaks korda kuus jagatavaid käsi on raskem jätkata, kuid peaksite selleks tegema kõik endast oleneva, isegi kui formaat muutub. Iganädalane e-kiri ettevõtte juhtkonnalt või jagatud slaidiesitlus võib olla sama tõhus.

Hoidke ühendust oma kultuuriga. Hüvede ja mugavuste jätkamine nii palju kui võimalik aitab säilitada normaalsustunnet ja järjepidevus teie töötajatega .

See on eriti oluline stsenaariumides, kus töötajad on sunnitud tervisega ja ohutusega seotud probleemide tõttu kodus töötama (nagu näiteks pandeemia COVID-19 puhul).

Looge riietumiskood. Kuigi kogu tööpäeva jooksul higistamist tundub, et see peaks olema hüve kõigist Work From Home olukordadest, võivad töötajad siiski videokonverentsi kaudu klientide, klientide või partneritega suhelda. Märkus vastuvõetava garderoobi kohta sellistes olukordades on asjakohane.

Salvestage kättesaamise kinnitus. Pidage meeles, et see on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mis tühistatakse, kui tingimusi ei täideta. Töötajate laekumiste registreerimiseks kasutage digitaalset e-allkirja lahendust nagu DocuSign.

Koguge tagasisidet ja korrake. Esimese korraga ei saa te kõike õigesti. Looge võimalused juhtide tagasiside ja nii üksikud kaasautorid. Parim on anonüümne tagasiside. Kõige tähtsam on vajadusel muudatuste elluviimine.

perekonnaasjadesse surema

Lõpuks, olenemata sellest, kas te sellest aru saate või mitte, nõuab oma töö kodust poliitika rakendamine muudatuste haldamist. Teie eesmärk võib olla tavapärane tegevus, kuid selle saavutamine tähendab uue käitumise laialdast kasutuselevõttu. Kasutage neid näpunäiteid, et seada oma töötajatele õiged ootused ja aidata tagada nende edu.

Toggl plaani bänner 1456 x 180

Nõuanded kodus töötavatele töötajatele

1) Hoidke oma hommikurutiini.

keskosa viimane osa

See, et te kontorisse ei lähe, ei tähenda, et peaksite vahele jätma asjad, mis teid tavaliselt edukaks seadsid. Ärgake samal ajal ja jätkake teile sobivat rutiini.

2) Kasutage ümberistumisaega enesehoolduseks.

The keskmine ameerika pendeldamine on mõlemale poole peaaegu 27 minutit. Ärge laske sellel tagasi nõutud ajal raisku minna. Kui lugemine, mediteerimine, päevikute koostamine või joogaga tegelemine ei kuulu praegu teie rutiini hulka, on nüüd suurepärane aeg neid proovida.

3) Kleit edukaks.

See, et PJ-de kandmisest pääsete, ei tähenda, et peaksite seda tegema. Võib-olla suhtlete video kaudu kolleegide, partnerite või klientidega. Lisaks aitab mugavalt, kuid professionaalselt riietumine viia teid õigesse mõtteviisi, et jääda produktiivseks.

4) Keskendu toitumisele.

Säilitage keskendumine ja energia, vältides suhkrut sisaldavaid toite, kunstlikke koostisosi või tühje kaloreid. Dcbeacon tervisekarbid kodus töötamiseks sisaldavad kureeritud segu tervislikumatest baaridest, laastudest, jerky'st, granolast, rada ja maiustustest, et hoida teid kogu oma aja jooksul korralikult toidet kaugtöö päeva.

5) Määrake spetsiaalne tööruum.

Leidke keskkond, mis soodustab tootlikkust. See peaks olema vaikne, mugav ja segavaid - ja erinev sellest, kus tavaliselt sööte või lõõgastute.

6) Võtke aega õue minekuks.

Pauside tegemine on teie tähelepanu ja heaolu jaoks suurepärane. Laadige, kõndides mööda kvartalit või astudes välja terrassil või rõdul.

7) Viige läbi võimalikult palju videokoosolekuid.

Näost näkku suhtlemine ei pea olema kaugtöö ohver. Viige läbi iga päev püstijalu või virtuaalsed meeskonna koosolekud isikliku ühenduse säilitamiseks videokonverentsitarkvara kaudu.

8) Määrake regulaarne tööaeg.

Eriti lihtne võib olla see, kui lubate oma tööpäeval kaugel töötades varahommikutesse ja õhtutesse hiilida. Vältige seda, määrates tööajad ja pidades neist kinni. Ärge telerit vaadake. Televiisori lähedal töötamine pärsib meie keskendumisvõimet. Vastupanu teleri sisselülitamise soovile, isegi kui see on mõeldud ainult taustamüra jaoks.

9) Ärge vaadake televiisorit .

Televiisori lähedal töötamine pärsib meie keskendumisvõimet. Vastupanu teleri sisselülitamise soovile, isegi kui see on mõeldud ainult taustamüra jaoks.

Inimesed esitavad neid küsimusi ka kodust tööpoliitika loomisel

K: Kuidas tagada meeskonna tööviljakus kodus töötamisel?

  • V: Alustuseks andke töötajatele teave, tööriistad ja suhtluskanalid, mida nad kodus edukaks peavad. Kodus töötamine hõlmab teatud määral muudatuste juhtimist, nii et andke töötajatele parimad tavad, et nad saaksid uute oludega kiiresti kohaneda. Suurendage vastutust videokonverentside abil hommikuste ja päeva lõpus registreerumistega.

K: Kuidas säilitada kaugtöötajatega ettevõttekultuur?

  • V: Signaal kaugtöötajatele, et neid hoitakse ja hinnatakse isegi siis, kui nad töötavad väljaspool kontorit. Püsige ühenduses mitme puutepunkti ja kanali kaudu. Kõikide käte või muude kogu ettevõtet hõlmavate ürituste kavandamisel otsige võimalusi kaugtöötajate kaasamiseks. Võimaluse korral laiendage kontoris selliseid mugavusi nagu tervisliku suupiste kohaletoimetamine või toitlustamine toitlustamise teel (kaugtöötajatele toidu kohaletoimetamise krediitide või kinkekaartide kaudu). Dcbeacon’s Work-From-Home Wellness Box muudab selle hõlpsaks, toimetades kureeritud suupistevaliku otse töötajate kodudesse.

K: Mis muudab tõhusa kodust töötamise poliitika?

  • V: Efektiivne kodust töötamise poliitika loob töötajatele edu, edastades selgelt ootused, kohustused ja käitumise. Sellega peaksid kaasnema taktikalised näpunäited, mis aitavad töötajatel kodukeskkonnas tööd optimeerida.

K: Kuidas on kõige parem suhelda kaugtöötajatega?

  • V: Kuigi mitu kanalit on kasulikud, määrake esmane suhtluskanal õigeaegse teabe, näiteks kogu ettevõtte suhtluse ja kättesaadavuse jaoks. Kerge ja paindlik ettevõtte sõnumside rakendus nagu Slack sobib selleks hästi.

K: Kuidas jälgite kaugtööd tegevaid tunnitöötajaid?

  • V: Kasutage mobiilset osalemissüsteemi nagu TimeDoctor või Õigeaegselt või tagada, et tunnitöötajad jälgiksid täpselt oma aega (ja seetõttu hüvitataks neid täpselt). Täiendava aruandekohustuse saamiseks suurendage registreerimiste arvu.

K: Kuidas alustada oma meeskonnaga kodust töötamist?

  • V: (1) Määrake abikõlblikkus. (2) Loo taotlus- ja kinnitamisprotsess. (3) Kasutage ühte meie mallidest, et kohandada teie meeskonnale sobiva kodust töötamise eeskirju.

K: Kas peaksin laskma oma töötajatel kodus töötada?

  • V: Jah! Töötajate võimestamine kaugtööle annab hulgaliselt eeliseid, sealhulgas suurema kaasatuse. Siiski on oluline kaitsta võimalike riskide eest, nagu piiride puudumine ja vähenenud ühenduvus oma organisatsiooniga. Lisaks ei saa kõik töötajad olulisi tööülesandeid kaugjuhtimisega täita. Selgelt piiritlege, kes kaugtööd teeb ja kes ei kvalifitseeru.

K: Kuidas mõõta kodust töötamise poliitika edukust?

  • V: Mõõtmine sõltub lõppkokkuvõttes teie töö kodust poliitika eesmärkidest. Kui teie eesmärk on suurem seotus, on head mõõdikud sellised KPI-d nagu töötajate voolavuse määr, ENPS (töötajate netopromootori skoor) ja töötajate õnn. Kui teie töötajad töötavad tervise või ohutuse hädaolukorra tõttu (näiteks COVID-19 pandeemia ajal) kaugtööga, saab edu mõõta eelkõige nende üldise tervise ja ohutuse ning ülemise eesmärgi, näiteks tulude ja tootlikkuse, säilitamise kaudu.

K: Millised on mõned näpunäited, kuidas anda töötajatele kaugemasse asendisse üleminek?

  • V: Vaadake meie näpunäiteid, mis hõlmavad teie hommikuse rutiini säilitamist; tööreisiaja ümberpaigutamine enesehoolduseks; riietumine edukaks; keskendumine tervislikule toitumisele; spetsiaalse tööruumi määramine; aja väljasõiduks leidmine; kõigi koosolekute läbiviimine videokonverentsi kaudu; regulaarse tööaja määramine; ja seistes vastu kiusatusele telerit vaadata.

K: Kas on hea näide kodupoliitikast, millele saan viidata?

  • V: Jah - ideede ja inspiratsiooni saamiseks laadige alla meie töö kodust poliitikamall.

Vaadake meie kodutööpoliitika malli siit

Mis on kodus tervisekarbis tööd?

Milline on olnud teie kogemus kodupoliitika loomisel? Kas teil on nõuandeid / nippe, mis hästi toimisid? Võib-olla midagi, mis seda ei teinud? Tahaksime teie mõtteid kuulda allpool toodud kommentaarides.