Valda kõige tavalisemaid assistendi ülesandeid

Kapten kõige tavalisemad juhiabi ülesanded

10 aasta tööjuubeli kingiideed

Palju õnne Executive Assistantiks (EA) saamise puhul! (Kui otsite ikka veel mõnda kontserti, õnnitleme teid.) Kas olete valmis kõik oma assistendi ülesanded armu ja meelega naelutama? Kas olete valmis oma juhte nutma panema, austades oma tipptaset? Okei; võib-olla tõmbume natuke endasse, aga millal väike ambitsioon kellelegi kunagi haiget tegi?



Toidake oma EA ambitsioone meie juhendi abil, et mõista ja hallata kõige tavalisemaid juhiabi ülesandeid.

Juhiabi ülesanded

Allpool toodud kohustused pärinevad meie 2018. aastast Juhiabi seisundi aruanne (SOTEAR), mis sisaldab otsest tagasisidet 417 juht-assistendilt, kes töötavad Ameerika Ühendriikides 34 erinevas tööstusharus.

Oleme rühmitanud vastutuse kõige tavalisematest - kohustustest, mille täitmisest teatab kõige suurem protsent vastanutest - kõige vähem levinud ülesanneteni. Sel moel saate töötada ühiste kohustuste õppimisel, mis võivad teil igas juhiabi rollis kokku puutuda, ja seejärel minna sealt alla.



Kalendrite haldamine ja ajastamine

96% juhtidest assistentidest teatab seda tehes

Juhiabi ülesannete hulka kuulub kalendrite haldamine

Nail it: korraldamise haldamise juhtimine ja kalendri haldamine.

Kui mäletate ainult ühte asja: Töötage välja teabe korraldamise süsteem ja hoidke teavet selle saabumisel. Näiteks töötage ja registreerige kohe, kui saate oma juhi koosolekukutse, nii et teie süsteem töötab (ja te ei topelt kogemata topelt broneerima, unustate olulisi sündmusi jne).



Miks on korraldamine võtmeks ajakava koostamisel ja kalendri haldamisel?

Me rikume siin kõiki reegleid ja vastame küsimusega. Mis on neil kolmel vastutusel ühist?

  • Graafikute koostamiseks mitme inimese ja ajatelgedega töötamine
  • Mõistlike kalendrivärskenduste saatmine
  • Ärge kunagi broneerige olulist klienti topelt

Neil on ilmselt palju ühist, kuid meie kavatseme selle, et nad kõik vajavad palju teavet, sealhulgas kuupäevi, kellaaegu, nimesid ja muud, teadmist ja töötlemist. Parim viis teabe töötlemisega silma paista on kõigepealt teabe korrastamine. Keegi ei saaks kunagi ühtegi neist ülesannetest täita, kui ta poleks juba välja töötanud mingisugust süsteemi sõiduplaanide ja kalendrite salvestamiseks ja korraldamiseks.

Pühenduge kalendri haldamise ja ajakavade koostamise protsessi juurde ning pidage sellest kinni. Tõmbasime mõned kokku näpunäiteid selle kohta . Nad sisaldavad:

  • Värvide kodeerimine
  • Tööaja blokeerimine kalendrite ja ajakavade haldamiseks
  • Kasulike kalendrivahendite kasutamine

Enne meie loendiga alustamist registreeruge Abimees , tasuta iganädalane uudiskiri kureeritud teabega, mis on nii kasulik, et EA-d ütlevad, et nad ei tea, kas jagada seda sõpradega või hoida saladusi enda teada. Hankige näpunäiteid ja teavet, nagu allpool pakutav, mis tarnitakse otse teie postkasti igal nädalal.

Reiside koordineerimine

92% juht-assistentidest teatab seda tehes

Juhiabi ülesanded hõlmavad reiside planeerimist

Nail it: Reiside koordineerimise osas on võtmetähtsusega tõhusus ja järjepidevus.

Kui mäletate ainult ühte asja: Lõpeta ratta (või antud juhul teekonna) uuesti leiutamine iga kord, kui peate reisi koordineerima. Kasutage mallid selle asemel.

Mallid muudavad reisi planeerimise kiiremaks, tõhusamaks ja järjepidevamaks. See on võit nii planeerijale kui ka reisijale.

Sa saad ka kehtestada algusprotsess jälgida iga kord, kui peate reisi planeerima. Näiteks võite kaaluda järgmist.

  • Eelistatavate reisimüüjate valimine, mida igaks reisiks kasutada
  • Kontrollnimekirjade loomine veendumaks, et te ei jääks detailidest ilma
  • Ajakavade kehtestamine, et teaksite, millal mida teha

Ürituste planeerimine

90% juht-assistentidest teatab seda tehes

Juhiabi ülesannete hulka kuulub ürituste planeerimine

Naelake see: laske oma publikul õpetada, kuidas olla hämmastav sündmuste planeerija.

Kui mäletate ainult ühte asja: Suurendage oma ürituste planeerimise oskus küsides tagasisidet inimestelt, kes teie üritustel osalevad.

Ürituse külastajatelt tagasiside küsimine töötab, kuna, nagu Bill Gates ütles kord: 'Me kõik vajame inimesi, kes annavad meile tagasisidet. Nii me paraneme. '

Osalejate tagasiside on ainus viis valgustada mõningaid põletavaid küsimusi, mis teil kindlasti ürituste kavandamisel tekivad, näiteks:

  • Kas ma sain piisavalt toitu?
  • Kas ruum oli liiga kitsas?
  • Kas muusika oli liiga vali?
  • Kas esineja oli väärt?
  • Kas need toolid olid liiga lähestikku?
  • Kas formaat oli igav?

Mida rohkem küsimusi esitate, seda rohkem õpite ja seda paremaks muutuvad teie üritused.

Sekretärikohustused, sealhulgas telefonikõnede käsitlemine, edasisuunamine jne.

73% juhtkonna assistentidest väidab seda tehvat

Juhiabi ülesannete hulka kuulub telefonitsi rääkimine

Naelake: suhtlemisoskus aitab teil täita kõiki sekretäri ülesandeid.

Kui mäletate ainult ühte asja: Püüdke pidevalt oma suhtlemisoskusi parandada; see muudab iga telefonikõne ja suhtluse sujuvamaks ja produktiivsemaks.

Kui elu kuldreegel on üldiselt „kohtle teisi nii, nagu soovid, et sind koheldaks”, siis suhtlemise kuldreegel on „räägi teistega nii, nagu soovid, et nemad teiega räägiksid”. See tähendab mõne lihtsa empaatia harjutamist. Kellegagi telefonis olles küsige endalt:

  • Mida see inimene vajab?
  • Kuidas see inimene end tunneb?
  • Mida saan selle inimese aitamiseks teha?

Enamikule neist küsimustest leiate vastuse lihtsalt kuulamise teel.

Isikliku abistaja ülesanded

71% juhtkonna assistentidest väidab seda tehvat

Juhiabi tööülesannete hulka kuulub ka isikliku abistaja töö

Naelake: ülemused armastavad isiklikke abistajaid, kes näevad vajadusi ja probleeme ette.

Kui mäletate ainult ühte asja: Pöörake tähelepanu minevikule ja visualiseerige tulevikku.

Mõelge minevikus juhtunud asjadele, et tuleviku kohta teadlikke oletusi teha. Teil ei pruugi alati õigus olla, kuid paremate iga kord, kui proovite tulevikku ette näha.

Kujutage näiteks ette, et need sündmused on juba juhtunud.

  • Konkreetne klient tühistas koosoleku, millest teie ülemus oli põnevil.
  • Sama klient helistas teile sinisest pilgust, sest ta oli just 'linnast läbi sõitmas'. Pidi kokku panema eksprompt koosoleku.
  • Eksprompt kohtumine ei läinud hästi, sest teie ülemusele meeldib olla valmis.

Sellises olukorras saate ennetusoskusi demonstreerida, planeerides selle konkreetse kliendiga igakuised registreerimiskõned või meilid. Võite temalt küsida, kas ta tuleb varsti linna, või kinnitada, et ta osaleb kalendris olemasolevatel koosolekutel.

(- Tehke rohkem * Abimees - nr 1 tasuta iganädalane infoleht, mille assistendid teevad abistajatele.)

Kohalikud tehnilised taotlused

58% juhtidest assistentidest väidab seda tehvat

Juhiabi tööülesannete hulka kuulub tehniline / IT-töö

Naelake: aktsepteerige tõde, et juhiabid tegelevad paljude tehniliste tõrkeotsingutega.

Kui mäletate ainult ühte asja: Ole valmis tehnilisteks äpardusteks.

Mõni tehnoloogiaga seotud raskus tabab teid tõenäoliselt kohe, kui olete tööl uus, kuid see on okei. Alustage inimeste poolt teile esitatud taotluste ja probleemide jälgimist. Kasutage oma uuringuid, et paljastada trende, näiteks kümme esimest probleemi. Pange kirja, kuidas olete iga probleemi edukalt lahendanud, ja muutke oma lahendused väikeseks juhendiks. Kui keegi pöördub mõne probleemiga teie juurde, saate juhiste lehe lihtsalt meili teel saata. (Kui see on võimalus, võite selle isegi ettevõtte veebisaidile või sisevõrku postitada!)

Lisanõuanded:

  • Leidke veebiavarus, millele viidata, kui keegi teid kimbutab. Näiteks võite otsida oma peamise kontorielektroonika tootjad. Kirjutage klienditeeninduse vihjeliinid või veebipõhised abilingid, et teaksite, kust probleemide korral vastuseid otsida.
  • Paluge kõigil kontoris olevatest arvutioskustega inimestest olla teie kontaktide loendis. See tähendab lihtsalt, et teil on hea, kui annate neile sõrmuse, kui vajate abi nende probleemidele, mis vastavad nende asjatundlikkusele

Toimingud, sealhulgas hüved, parkimine ja hooldus

Seda teeb 56% juhtivtöötajatest

Hankige töötajate tagasisidet

Naelake see välja: laske töötajatel juhtida teie tegevusstrateegiat.

Kui mäletate ainult ühte asja: Kahtluse korral rääkige töötajatega.

Hea Operatsioonijuhid tean, et nad saavad töötajatega rääkides palju õppida. Juhiabid, kes soovivad hüvede haldamisel head tööd teha, saavad töötajatega ka oma strateegiaid teavitada.

Personalikohustused, sealhulgas pardaleminek / pardaleminek)

51% juhtivtöötajatest väidab seda tehvat

Juhiabi ülesannete hulka kuulub pardaleminek

Naelake see: kasutage esimest ja viimast suhtlust töötajatega kõige paremini.

Kui mäletate ainult ühte asja: Onboarding ja offboarding on mõlemad õppimise hetked.

Pardale minek esitab õppimise hetke töötajad .

See tähendab, nagu soovitas Personalitehnoloog , et peaksite oma ettevõttekultuuri tugevdama ja selgeks tegema. Alustage istungjärke, selgitades, mida ettevõttekultuur teile tähendab. Kaaluge loo rääkimist olukorrast või sündmusest, kui teie ettevõtte kultuur avaldub tegelikus elus.

Lahti minek esitama õppimise hetke oma firma .

See tähendab, et peaksite välja selgitama, kuidas lahkuvad töötajad ettevõttesse suhtuvad. Mis neile meeldis / ei meeldinud? Miks nad lahkuvad? Õppige, mida saate sel hetkel teha; lahkuvatel töötajatel pole põhjust mitte aus olla.

Kontori kujundus / küljendusülesanded

46% juhtivtöötajatest teeb seda

Juhiabi ülesannete hulka kuulub kontorikujundus

Naelake: nautige!

Kui mäletate ainult ühte asja: Iga kontor nõuab erinevaid disainivajadusi. Kui arvestate oma ettevõtte ainulaadsete aspektidega ja teil on kujundusi ja küljendusi planeerides lõbus, saate luua kontorikujunduse, mida kõik armastavad.

Vaadake mõnda kontorikujunduse ideed .

(- Tehke rohkem * Abimees - nr 1 tasuta iganädalane infoleht, mille assistendid teevad abistajatele.)

Palgaarvestus

Seda teeb 16% juhtabilistest

Juhiabi tööülesannete hulka kuulub palgaarvestus

Naelake see: valige süsteem, mis töötab teie ajakavaga.

Kui mäletate ainult ühte asja: Töötajad peavad saama palka; veenduge, et nad saaksid oma palgad kätte, leides teie ajakavaga töötava palgasüsteemi.

Palgaarvestusega tegelemine on selline nagu toidukaupade ostmine, maja koristamine või tegelikult muude tööde tegemine; see pole kunagi valmis. Sa pole kunagi lihtsalt palgaga 'valmis' teinud. Sa pead sellega ikka ja jälle hakkama saama ning puhkusele minnes ei saa päeva jooksul lihtsalt 'kuu aega väärt' välja lüüa. Sellest hoolimata olge palgakorralduse haldaja realistlik oma ajakava vajaduste osas.

Juhiabina võite reisida palju. Kui see nii on, tehke seda, mida Nimelt soovitab ajaveeb ja leidke a pilvepõhine palgaarvestussüsteem pääsete juurde igal pool ja igal ajal.

Nõuanne. Kui olete nagu enamik EA-sid ja teil on eeldatavasti kiire ajakava, siis valige automatiseeritud palgaarvestussüsteem see võtab palgakäsitlusega seotud korduva stressi plaadilt maha.

Mida arvate nendest tegevassistendi ülesannetest? Andke meile sellest teada allpool toodud kommentaarides!