Ainus ettevõtte sündmuste kavandamise kontroll-loend, mida te kunagi vajate

kingitus-kotid-korporatiivsele üritusele
Vähestel ülesannetel on sama palju liikuvaid osi kui ettevõtte ürituste planeerimisel.

Alates kuupäevade lukustamisest kuni reiside koordineerimiseni näivad teie tegevusüksused igapäevaselt mitmekordistuvat. Ärge tundke end ülekoormatuna - teil on see olemas ja me oleme teie tagasi saanud!



Võtke ürituste planeerimisel ära arvamised, paanika ja kaos ning naelutage kõik detailid selle hädavajaliku ettevõtte sündmuste planeerimise kontroll-loendiga. See kontrollnimekiri aitab teil olla kindel, et teete kõik, mida vaja on, ja see vabastab osa teie pearuumist keskendumiseks kõigile lõbusad detailid see muudab teie ürituse unustamatuks.

Laadige alla see ettevõtte sündmuste planeerimise kontroll-loend>

Mida teha 24–18 kuud enne üritust:

1. Potentsiaalsete linnade uurimine

linn-ettevõttele-sündmus



Arvestatavad tegurid:

  • Lähedal asuvad lennujaamad
  • Mugav ühistransport
  • Saadaval olevate kvaliteetsete kohtade arv (soovite, et hiljem oleks teil palju saadavalolevaid kohti).
  • Ilm
  • Kaugus enamikust sihtrühmast
  • Konfliktid ülelinnaliste üritustega (kui iga-aastane maraton sulgeb teie linna ajal suuremad linnateed, võiksite valida mõne muu linna.)
  • Kõnditavus
  • Ohutus
  • Liiklus
  • Tasuta vaatamisväärsused
  • Lennu saadavus ja hind (kasutage Google'i lendude abil linna aja piletite kiiret hindade skannimist. Kas hinnad tõusevad juba hüppeliselt? Kui jah, kaaluge külastatavuse suurendamiseks mujalt otsimist.)

Nõuanded ja nipid:

  • Enne kui olete uurimistöösse süvitsi sattunud, säästke aega, kitsendades otsingut kuni viie parima linnani.
  • Uurige linnade isiksusi. Praktilised üksikasjad muudavad teie sündmuse toimuma, kuid peaksite uurima ka märkimisväärseid funktsioone, elemente, mis annavad linnadele isikupära. Kasutage käepäraseid tööriistu nagu Kohalikud märkasid , Leiad , Nähtamatu, pole nähtav ja Aeg maha lõbutseda.

2. Valige üks linn

Otsuse kriteeriumid:



  • Kuna olete juba palju uuringuid teinud, peate lihtsalt valima umbes 5 uurimistegurit, mis on teie sündmuse jaoks kõige olulisemad. Ehkki iga sündmus võib olla erinev, on mõned universaalselt olulised tegurid järgmised:
    • Linnaisiksus (kas see sobib teie ettevõttekultuuriga?)
    • Saadaolevad kohad (kas olete leidnud linnas paljutõotavaid valikuid? Isegi parim linn ei suuda korvata madalamat hinda.)
    • Saadaval transport
    • Sõidu kaugus
    • Lennukulu

Nõuanded ja nipid:

  • Uurige mõnesid peamisi sidusrühmi nende mõtete saamiseks. Teie kaaslastel võib olla teadmisi, mida te isegi ei mõelnud. Näiteks võib keegi teile öelda, et linn on ülikoolilinn, kus on võimatu leida ühelgi nädala õhtul saadaval olevat baari või restorani.

3. Uurimiskohad oma linnas

korporatiivürituse leidmise koht

Arvestatavad tegurid :

kuidas uus jäämurdja hankida
  • Ruumide paigutus ja suurused (kas ruumid mahutavad mugavalt kõiki oodatud osalejaid?)
  • Hotellid jalutuskäigu kaugusel - kui koht pole hotell
  • Välimus ja välimus (sirvige koha pilte. Kasutage nende ametlikke veebisaite, kuid saate tõelise esituse tagamiseks otsida ka teenusest Google Images.)
  • Restoranid ja kohvikud jalutuskäigu kaugusel
  • Klientide arvustused (kontrollige Yelpi kaudu, kui ametlikule veebisaidile pole midagi postitatud.)
  • Parkimine
  • Majas pakutavad teenused, sealhulgas toitlustamine, audiovisuaalsed teenused, ootekoda, puhastusteenused jne.
  • Väljaspool müüja eeskirju (see on oluline, kui koht pakub ettevõttes vähe teenuseid.)
  • Kindlustus
  • Juurdepääsetavus

Nõuanded ja nipid:

  • Kontrollige, kas kohtadel on ürituste portfellid. Milliseid sündmusi nad demonstreerivad? Parim on valida koht, kus on kogemusi sellise ürituse jaoks, mida plaanite; töötajad teavad õppust, ennustavad teie vajadusi ja aitavad teil valesti minna, kui probleemid lähevad valesti.
  • Kas toimumiskohad teevad pulmi? Kui jah, siis võivad nende määrad olla kõrgemad.
  • Kas saate kujutada sündmuse, mida ette kujutate, toimumiskohas?

4. Valige oma 3-4 parimat esinemiskohta

Otsuse kriteeriumid:

  • Valige umbes 5 uurimistegurit, mis on teie sündmuse jaoks kõige olulisemad. Ehkki iga sündmus võib olla erinev, on mõned universaalselt olulised tegurid järgmised:
    • Vaata ja tunne - toimumiskoha isiksus
    • Vabade ruumide paigutus ja suurused
    • Majas pakutavad teenused
    • Väljaspool hankija eeskirju
    • Hotellid jalutuskäigu kaugusel

Nõuanded ja nipid:

  • Kasutage Google kaardid teha oma asukohavalikute ümber tänavavaade, et tunda mitte ainult oma kohti, vaid ka ümbritsevaid piirkondi.

5. Taotluste esitamise kontaktpunktid

Nõuanded ja nipid:

  • Hoidke arvutustabelit selle kohta, kellega te ühendust võtsite, millal jõudsite ja kuidas jõudsite. Kas näiteks täitsite veebivormi, saatsite meili või helistasite? See arvutustabel aitab teil oma tabelit säilitada teavitustegevus voog organiseeritud ja teie andmed sirged ning see on ülimalt kasulik, kui peate kellegagi järge pidama.

6. Võrrelge ettepanekuid eelarvega

Nõuanded ja nipid:

  • Koha ettepanekute ülevaatamisel jälgige kulusid, mida võiksite kärpida. Näiteks võib koht sisaldada tasusid nende ettevõttesiseste toitlustusteenuste eest, kuid kui nende eeskirjad lubavad väljastpoolt müüjaid, võite seal säästa.
  • Läbirääkimised! Kui mõni armastatud koht saadab ettepaneku väljaspool teie eelarvet, ei pea te neid oma loendist välja märkima. Helistage lihtsalt oma kontaktisikule ja selgitage oma olukorda. Olge valmis läbirääkimisi alustama, kui koht ei hakka juhtima; uurige ettepaneku ridu ja valige välja kulud, mida arvate olevat madalamad.

7. Planeerige saidi külastused

Nõuanded ja nipid:

  • Taotlege kohtumisi, kui üritused on pooleli. See annab teile parima eelvaate selle kohta, kuidas teie sündmus võiks välja näha.
  • Kui teil on aega, proovige broneerida külastusi erinevatel päevadel või jätke külastuste vahele vähemalt mitu tundi. Te ei soovi head kohta edasi anda vaid seetõttu, et olite visiidi ajal väsinud või näljane!

8. Külastage ja hinnake kohti

Mida otsida:

  • Kuidas tunnete end esimest korda toimumispaika astudes? Esmamuljed loevad, periood. Isegi kõige hoolikam planeerimine ei saa kompenseerida sündmuskohta, millel pole õiget isiksust.
  • Kas mäletate, kuidas üritasite külastusi broneerida, kui üritused käisid? Nüüd on teil võimalus sisse hüpata ja vaadata, kuidas asjad lähevad. Enne uurimist veenduge, et see oleks toimumispaiga töötajatega okei, ja olge poolelioleva sündmuse suhtes võimalikult märkamatu.
  • Tutvuge töötajatega. Kas nad on naeratavad ja viisakad? (Isegi mõned ebaviisakad kohtumised töötajatega võivad teie sündmust halvasti kajastada.)
  • Kas koht on puhas ja hästi hoitud? Kontrollige kindlasti tualettruume, kuhu võivad peituda kõige solvavamad segadused.

Mida teha 18–12 kuud enne üritust:

1. Sõlmige valitud kohaga leping

ürituse toimumiskoht-leping

Nõuanded ja nipid:

  • Peenhammastega kammiga lepingu ülevaatamiseks võtke mitu päeva.
  • Esitage küsimusi ja registreerige saadud vastused. On ülioluline, et mõistaksite lepingu kõiki aspekte ja mäletaksite kõiki peamisi üksikasju.
  • Tehke palju oma koopiaid.
  • Kontrollige, kas hinnad sisaldavad kõiki makse ja tasusid. Kui hinnad ei sisalda neid lisasid, vältige üllatusi, paludes oma koha kontaktil neid lisada või saata hinnang.
  • Vaadake tühistamisreeglid üle ja veenduge, et teate, mis on kaalul, kui peate mingil põhjusel tühistama. Kas tagatisraha (või selle osa) on tagastatav?
  • Veenduge, et loetletud oleksid täpselt soovitud ruumid / ruumid. Te ei soovi lihtsalt ruumi; soovite ruumi, kus olete ringi käinud ja armastatud.
  • Kontrollige sündmuse jaoks ette nähtud ajaraame. Mis juhtub, kui lähete üle oma aja?
  • Veenduge, et olete kaitstud, kui koht ei suuda lepingu mis tahes osa täita. Näiteks kui orkaan põhjustab lekitatud katuse soovitud ruumis ja peate kolima, kas saate osa oma rahast tagasi?
  • Läbirääkimised! Sarnaselt ettepanekutega on ka lepingud kaubeldavad. On täiesti vastuvõetav taotleda muudatusi kõigil liinidel, millega teil on ebamugav.

2. Käivitage koosolekuvoog ja tehke oma sündmusekohane ülesannete loend

Nõuanded ja nipid:

  • Käige oma sündmuse voog läbi minuti kaupa. Kirjutage see välja, tehke süžeeskeem, sundige oma kaastöötajaid seda välja näitama - tehke kõike, mis aitab teil oma sündmust visualiseerida ja keerake pea ümber iga suur ja väike ülesanne. Näiteks kui nägite alati oma slaidiseanssi oma tegevjuhi taga, kui ta oma tervituskõne pidas, siis peate selle slaidiseansi tegema ja kogu selle projitseerimiseks vajaliku varustuse kindlustama.

3. Uurige meelelahutusvõimalusi

Arvestatavad tegurid:

  • Universaalne meeldivus (kas kõik teie kontoris, alates praktikantidest kuni veteranideni, saavad seda võimalust hinnata?)
  • Loovus (kas olete seda näinud ka teistel üritustel, kus olete käinud? Proovige pakkuda midagi meeldejäävat, et teie üritus silma paistaks. Õige idee jätab kõik sellest rääkima kaua aega pärast korporatiivne sündmus on läbi.)
  • Maksumus (juba enne hinnapakkumiste taotlemist peaksite saama kindlaks teha meelelahutuskulude ligikaudse hinnangu. Ärge laske oma südant panna 15-osalisele kiigebändile, kui teil on eelarve sooloviiuldaja jaoks.)

Nõuanded ja nipid:

  • Otsige suuniseid. Küsige soovitusi teiste ettevõtete kaaslastelt. Millist meelelahutust nad hiljutiste sündmuste jaoks kasutasid? Kuidas see vastu võeti?
  • Minge võrgust välja. Ärge piirake oma otsingut ainult veebikogujate abil. Pöörduge kohalike koolide, mittetulundusühingute ja ettevõtete poole. Võib-olla oleks mõni kohalik kohvik valmis oma iganädalase luuletrammi teie üritusele üle viima. Või äkki esineb kohalik ülikooli koor tasuta.

Mida teha 12–9 kuud enne üritust:

1. Saada kalendrikutsed peamistele sidusrühmadele ja esinejatele

planeerimine-korporatiivne sündmus

Nõuanded ja nipid:

  • Kalendri kutse on suurepärane, kuid peaksite ka pärast e-posti või telefonikõnet tegema, et veenduda, et kõigil teie sündmusel võtmerollidel on kõik vajalikud üksikasjad.

2. Lähenege meelelahutusvõimalustele

Nõuanded ja nipid:

  • Avage see arvutustabel, mille tegite hankijatega ühendust võttes. Looge „Meelelahutus“ jaoks uus vahekaart ja ... teate õppust.

3. Uurimisrühma loomine

Arvestatavad tegurid:

  • Ettevõtte suurus (kui teie ettevõte on hiiglaslik, ärge valige tegevust, mis nõuab palju seadmeid või tarvikuid.)
  • Oigamistegur (ärge valige tegevust lihtsalt sellepärast, et seda on lihtne teostada. Veenduge, et see inimestele tegelikult meeldiks.)
  • Tegevuseesmärgid (Meeskonnaloome tegevuse eesmärk ei ole lihtsalt lõbus olla, vaid tegevus peaks vähemalt kvalitatiivselt panustama ka meeskonna loomisse.)
  • Fitnessi tase (Valige suure liikumisega tegevused ainult siis, kui kõik teie ettevõttes oleksid sellega lahedad.)
  • Keerukus (eemale tegevustest, mis hõlmavad paljusid samme, mida võib olla keeruline seletada.)

Nõuanded ja nipid:

  • Kes ürituse ajal tegevust hõlbustab? Pöörduge mõne oma lahkuva, energilise kaaslase poole, et teada saada, kas nad tahaksid olla „Meeskonna loomise tseremooniate meister“.

4. Visandage koosolekute skeem rendi- ja varustusvajaduste kindlakstegemiseks

Koosolek ettevõtte jaoks - ürituse lõpuleviimine

Arvestatavad tegurid:

  • Vaadake uuesti oma loodud sündmuste voogu. Pärast iga üksust tehke paus ja küsige endalt: 'Mis varustust me selleks vajame?'
  • Märgistage oma koosolekuruumi visand koos täpselt sellega, mida vajate, kus ja millal vajate.

Nõuanded ja nipid:

  • Paluge, et teie koht esitaks teie ruumi jaoks allalaaditava põrandaplaani.
  • Jagage oma varustuse vajadusi oma asukohaga ja saate teada, millised esemed neil on. Samuti võite küsida nende teadmisi seadmete loendi koostamisel. Kas olete unustanud midagi olulist?

5. Tehke audiovisuaalettevõttega koostööd audiovisuaalvaldkonna vajaduste kindlakstegemiseks

Nõuanded ja nipid:

  • Teile on kõige kasulikum teha koostööd teie ruumi tundva ettevõttega, nii et küsige oma asukohalt soovitatud A / V müüjate loendit ja säästke endale palju uurimisaega.

Mida teha 6 kuud enne üritust:

salvestage ettevõtte sündmuse kuupäev

1. Saada salvestamise kuupäevad

Nõuanded ja nipid:

  • Kuupäevade salvestamise kuupäevade saatmine kuus kuud ette loob kogu kontoris ootusärevuse.
  • Lisage memo kindlasti kõigile kontori teadetetahvlid , see on kindel viis kõigile kontoris viibijatele meelde tuletada, et nad lisaksid kuupäeva oma kalendrisse.

2. Valige meeskonna loomise tegevused ja allkirjastage lepingud, kui see on kohaldatav

Otsuse kriteeriumid:

  • Maksumus (kui teie koht on lukus, võivad kulud aidata teil otsustada, millise meeskonna loomise tegevusega tegeleda.)
  • Töökaaslaste hääletused (muutke oma otsus lihtsamaks, kui panete 20 või enamat kaastöötajat oma lemmik meeskonnaloome tegevuste poolt hääletama.)

3. Uurige õhtusöögi asukohti

restoranide leidmine ettevõtte ürituste jaoks

Arvestatavad tegurid:

  • Eridieedid (uurige sobivaid restorane, kui teie ettevõte on 70% vegan.)
  • Broneeringud (ärge riskige pettumusega, kui valite restoranid, mis ei aktsepteeri broneeringuid.)
  • Ruumid suurtele gruppidele (kas restoran broneerib eraruume või aktsepteerib eriti suurte pidude broneeringuid?)
  • Menüü valikud
  • Kaugus ürituse toimumiskohast

Nõuanded ja nipid:

  • Kohalikud soovitused on kuldsed. Kui te ei tea oma ürituse linnas kedagi, pöörduge oma arvamuse saamiseks oma koha personali poole.
  • Veenduge ehtsas kohalikus söögikogemuses, kontrollides hoolikalt restorani veebisaiti ja veendumaks, et see pole kett.

4. Teaduspreemiad ja proovide saamine

Mida teha 5 kuud enne üritust:

1. Valige Abikaasa või Laste tegevused, kui see on kohaldatav

Otsuse kriteeriumid:

  • Laste ja abikaasade arv.
  • Laste ja abikaasade vanus.

Nõuanded ja nipid:

  • Paluge kaaslastel, kes toovad oma lapsi ja abikaasasid, mõnele tegevusele, mida nende pere naudib.

2. Valige nimesildi paigutus

Nõuanded ja nipid:

  • Nimesildi kõige olulisem osa on loetavus. Veenduge, et kujundused ja värvid ei varja osalejate nimesid.

3. Tellige võtmekaardid

Mida teha 4 kuud enne üritust:

1. Saada registreerimislink

Nõuanded ja nipid:

  • Kasutage Google Analyticsi, et lisada oma lingile taustajälgimismärgend, et näeksite, kui palju inimesi sellel klõpsab, eriti kui palju inimesi klõpsab ja registreeringud lõpule ei jõua. See võib viidata sellele, et teie registreerimislehel on midagi puudulikku või segadust tekitavat.

Mida teha 3 kuud enne üritust:

1. Külastage lõpliku läbikäimise asukohta

2. Saatke viimane kutse tasumata registreerimiste jaoks

3. Koguge kingituste suuruse teavet

4. Leidke ettevõte lennujaama ja tagasi transportimiseks

Otsuse kriteeriumid:

  • Mahutavus (mitu sõitu nad mahutavad?)
  • Paindlikkus (kas nad sõidavad ainult tööajal või saavad reisida väljaspool tundi?)

5. Saada printerile nimesildid

6. Lõpeta õhtusöökide arv

7. Lõpeta kõigi söögikordade menüüd

Otsuse kriteeriumid:

  • Maksumus
  • Mitmekesised valikud
  • Sobib eridieetide jaoks
  • Sobib allergiate korral
  • Maitsev (nõudke kõigi võimaluste maitsmist.)

8. Hankige auhinnavõitjate nimekiri ja tellige lõplikud auhinnad

9. Päevakava projekt

Mida lisada:

  • Kohtade teave ja aadress
  • Kõigi ürituste ja vaheaegade kuupäevad, kellaajad ja asukohad
  • Kõigi söögikordade kuupäevad, kellaajad ja asukohad
  • Kõnelejate ja saatejuhtide nimed ja meiliaadressid
  • Teie kontaktandmed - küsimuste või murede lahendamiseks
  • Olulised märkused (kui osalejatel on vaja midagi kaasa võtta või teatud viisil riietuda, märkige see kindlasti päevakorda.)

10. Tervituskirja mustand

Mida lisada:

  • Miks teie ettevõte seda üritust korraldab?
  • Mida loodate ürituse kaudu saavutada
  • Kuidas sündmus ühendub teie omaga ettevõtte missioon
  • Vajaduse korral järgmise sündmuse kuupäevad

Mida teha 2 kuud enne üritust:

1. Valige töötajate kingitused ja tellimusi esitada.

töötajate kingitused korporatiivsetele üritustele

Mida teha 1 kuu enne üritust:

1. Rendige sõiduk, et esemeid sündmuse asukohta ja tagasi viia

2. Saatke toaloend hotellile

3. Lõpeta päevakord ja saatke printerile

Päevakorra kontroll-loend:

  • Kohtade teave ja aadress
  • Kõigi ürituste ja vaheaegade kuupäevad, kellaajad ja asukohad
  • Kõigi söögikordade kuupäevad, kellaajad ja asukohad
  • Kõnelejate ja saatejuhtide nimed ja meiliaadressid
  • Teie kontaktandmed
  • Olulised märkused

4. Lõpeta tervituskiri ja saatke printerile

Tervituskirja kontrollnimekiri:

  • Kas on selge, miks teie ettevõte üritust korraldab?
  • Kas ürituse eesmärgid on selged?
  • Kas saate aru, kuidas sündmus teie ettevõtte missioonile kaasa aitab?
  • Kas olete lisanud tulevaste sündmuste kuupäevad?

Mida teha oma ürituse kuul:

1. Teisaldage olulised asjad ühte tuppa ja tehke varud

2. Kontrollige, kas töötajate sünnipäevad kattuvad üritusega

3. Korraldage meeskonna koosolek

Mida teha:

  • Vaadake üle ürituse päevakava ja küsige küsimusi.
  • Paluge vabatahtlikke erinevate rollide jaoks, mida peate täitma. (Koostage eelnevalt ülesannete loetelu, sealhulgas aja ja asukoha ootused, nii et rollid oleksid selged ja vabatahtlikud saaksid aru, kuhu nad registreeruvad.)

Mida teha 1 nädal enne üritust:

viimane-koosolek-enne-korporatiivset üritust

1. Korraldage meeskonna koosolek

Mida teha:

  • Tutvuge üksikasjalikult tööülesannetega ja andke vabatahtlikele võimalus küsimusi esitada.

2. Hankige sülearvuti kaugjuurdepääs

Mida teha päeval, mil lahkute oma üritusele:

  • Vahetage ukse avamise taimerid.
  • Värskenda kõneposti ja e-posti automaatvastuse sõnumit.
  • Uuendage oma hallatavaid veebisaite.
  • Puhas kontorikülmik.

Mida teha oma ürituse nädalal:

ettevõtte-ürituse päev

1. Korraldage meeskonna koosolek

Mida teha:

  • Esitage kõik viimased küsimused.
  • Käige veel viimast korda läbi sündmuste voo.
  • Ole põnevil!

2. Korraldage konverentsieelne proov, kus osalevad hotelli töötajad, töötajad ja saatejuhid

Mida teha:

  • Veenduge, et kõigil oleks ettekannete, söögikordade jms ajastus selge.
  • Veenduge, et kõik teaksid, kus nad peavad olema ja millal.
  • Kontrollige kohmetusteavet ega voolu.

Laadige alla see ettevõtte sündmuste planeerimise kontroll-loend>

Office'i ressursid:

36 kontori sisustusideed, et inspireerida teie meeskonna parimat tööd

25 eepilise kontoripartei ideed, mis panevad kõiki nädalaid sumisema

19 Kickassi kontori korralduse ideed maksimaalseks tootlikkuseks

25 loovbüroo teadetetahvli ideed, mida tegelikult loetakse

101 lõbusat kontorimängu ja tegevust, mis muudavad töö suurepäraseks

15 loovbüroo küljenduse ideed, mis ärritavad inimesi ülimalt

7 lõbusat kontori sünnipäevaideed, mis on sama lihtsad kui pirukas

Töökoha sündmuste kalender: kontorisündmused igal aastaajal

Andsime töökohas kontorilemmikutele vabad käed - kuidas see meie kontorit paremaks tegi

Ainus Office'i protseduuride käsiraamatu mall, mida te kunagi vajate

Kas plaanite kontori kolimist? Siin on see, mida peate teadma

Kuidas tuua mis tahes kontorisse autentne käivitusvibe

Lõplik juhend Office'i failisüsteemi korraldamiseks

18 pühadepiduideed, mis pakuvad suurt rõõmu väikestele ettevõtetele

Kuidas muuta oma järgmine ettevõtte väljasõit unustamatuks

Kaasaegne juhend (vastutustundlikult) joomiseks tööl

7 loovat viisi uute töötajate meeldejäävate teadete tegemiseks

21 lõbusat kontorivõlga, mis (loodetavasti) ei lase sind vallandada

17 ettevõtte Swag-ideed, mida töötajad tõesti tahavad

Teie A-Z petukiri parima konverentskõne teenuse valimiseks

Ettevõtte eduka infolehe täielik juhend [mallidega]

Kuidas visata ettevõtte retriit, millest kõik raevavad