Ainus Office'i protseduuride käsiraamatu mall, mida te kunagi vajate

Kontori protseduuride käsiraamat

Kui teil on kontoriprotseduurid, mida peate dokumenteerima, võiksite tõenäoliselt kasutada kontoriprotseduuride käsiraamatu malli. Mallid muudavad teie elu lihtsamaks, annavad teile kindla lähtepunkti ja aitavad tagada, et te ei jätaks olulist teavet.



Miks peaksite kõigepealt dokumenteerima kontoriprotseduurid? Teisisõnu, miks peate looma kontoriprotseduuride käsiraamatu?

Pro-tip: kui olete kaugtöötaja või osa meeskonnast, kus on kaugtöötajaid, ja otsite tõhusat viisi ühenduses püsimiseks, soovitame tutvuda Nextiva . Täiuslikult kaasaegsele jaotatud tööjõule loodud Nextiva Interneti-kõne (Voice over Internet Protocol - VoIP) tehnoloogia võimaldab teie töötajatel teha arvutis või telefonis selgeid kõnesid mis tahes asukohast.

Suurepärane küsimus. Terve mõistuse järgi on protseduuride käsiraamatud üldiselt hea mõte, kuid kontoriprotseduuride käsiraamatu loomisel on ka mitmeid konkreetseid eeliseid:



  • Kui lähete puhkusele, saavad kõik teie käsutuses olevate ülesannete täitmiseks käsiraamatut kasutada. Kasutusjuhend aitab teie stand-ins'idel teha seda, mida tuleb teha, ja toob teile ka meelerahu, sest teate, et teie töö on kaetud ja ka õigesti kaetud kirjutasite ju käsiraamatu!
  • Kui peate uue töötaja pardale võtma, saate uuele töötajale anda käsiraamatu koopiad. Uue töötaja järgimisel saate hõlpsalt selgitada kõiki protsesse ja protseduure, kuna kõik on käsiraamatus selgelt välja toodud.
  • Kui peate juhtkonnale oma kohustusi ja protsesse selgitama, on teil kõigil võtmetähtsusega protsessidel ja ülesannetel hästi dokumenteeritud konto käeulatuses.
  • Kui lahkute kunagi oma praeguselt töökohalt, ei pea te enne lahkumist kõigi oma protsesside salvestamiseks rabelema. Samuti on kasulik teie asendajale ja kogu ettevõttele, kui teil on teatmik, mida ei pandud kiirustades kokku.

SN_SwagBox_banner

Allpool olevad mallid ja näpunäited aitavad büroojuhtidel ja juht-assistentidel dokumenteerida ja jagada oma proovitud ja tõelisi tööprotsesse.

(PS - Liitu ainult ühe meie privaatse FB grupiga Juhiabi või Kontorijuhid . See on kogukondühendada, teha koostööd ja jagada nõuandeid selle kohta, kuidas ületada oma rollis silmitsi seisvaid probleeme.)



Kontoriprotseduuride käsiraamat Parimad tavad

Siin on kõik, mida vajate tõhusa kontoriprotseduuride käsiraamatu malli loomiseks.

Kontoriprotseduuride käsiraamat Parimad tavad

  1. S kasutage oma käsiraamatut kontuuriga. Patricia Robbi sõnul , autor Naerdes kogu tee tööle: tänapäeva haldusassistendi ellujäämisblogi , „Peaksite oma ülesanded sisukorras korraldama loogilises vormingus, et kaardistada, kuidas soovite iga üksuse paigutada. Kui sisukord on valmis, saate tagasi minna ja üksikasjad täita. '
  2. Põhikohustuste täitmiseks kasutage oma ametijuhendit ja viimaste ülevaadete dokumente. Teie käsiraamat peaks järk-järgult hõlmama, kuidas neid põhikohustusi täita.
  3. Eraldage dokumendid, mida peate dokumenteerima, dokumenteeritavatest protseduuridest. Vastavalt Vastavussild , 'Poliitika määratleb reeglite kogumi, nagu käitumine töökohal, samas kui protseduur määratleb sammud, mida peaksite uue töötaja pardal võtma.' Kui soovite, et keegi teaks, miks te midagi teete, looge ja salvestage poliitika. Kui soovite, et keegi teaks, kuidas midagi teha, looge ja salvestage protseduur.
  4. Kirjutage kasutusjuhend selges ja kokkuvõtlikus keeles. Krüptiline protseduurijuhend on praktiliselt kasutu. Siin on teile uus kontorivanasõna: protseduurijuhend, millest keegi aru ei saa, ei tee kellelegi head.
  5. Lisage pealkirjad ja täpipunktid. Lisaks protseduuride kirjutamisele selges keeles, kutsuge esile olulisi teemasid ja võtteid, kasutades rasvaseid pealkirju, täppe, tabeleid ja muid visuaalsed elemendid mis lõhuvad tekstiplokid. See aitab kõigil käsiraamatut otsida ja asjakohastele jaotistele minna.
  6. Lisage protsessi omaniku kontaktandmed , tõenäoliselt ise. See aitab kõigil käsiraamatut kasutavatel inimestel teada, kelle poole pöörduda, kui neil on küsimusi.
  7. Kinnitage kasutusjuhend. Las keegi, kellel pole aimugi, mida te teete, loeb käsiraamatu läbi. Kui teie kaastöötaja on käsiraamatu läbi lugenud, paluge tal läbi viia mängude kaupa, mida ta iga päev teeks. Kui ta nuputab, on see tõenäoliselt viga käsitsi kirjutamisel või ülesehitusel.
  8. Tehke käsiraamat otsitava PDF-failina. See võimaldab inimestel otsida palju keerukamalt kui nad suudavad, kasutades teie kuulide ja pealkirjade koorimiseks lihtsalt oma silmamuna, hoolimata sellest, kui hästi nad on organiseeritud.
  9. Lisage käsiraamatu loomise kuupäev ja viimase värskendamise kuupäev. See aitab kasutajatel kontrollida, kas nad saavad ajakohast teavet.
  10. Pakkuge iga protseduuri jaoks paindlikkust ja võimalusi. Vastavalt üks poliitika kirjutamise juhend , „Kui see on teostatav, peaksid protseduurid pakkuma kasutajale võimalusi. Asjatult piiravad protseduurid võivad piirata nende kasulikkust. ' Mõnel juhul on käsiraamatut kasutavad inimesed lihtsalt 'täites' ega pruugi olla pühendunud T-le reeglite järgimisele. Kui nad puutuvad kokku millegagi, mida nad tegelikult ei soovi teha, siis nad võivad lihtsalt mitte teha seda.
  11. Vältima sealhulgas teave mis võib varsti vananeda. Näiteks kui protseduur hõlmab koostööd kellegagi ettevõttes, siis võite inimese nime asemel lihtsalt kasutada ametikoha pealkirja. Kui inimesed ettevõttest lahkuvad, jääb kasutusjuhend kasulikuks.
  12. Vajaduse korral lisage kontekst. Määratlege kõik terminid, mis võivad tunduda teie seisukohale omase žargoonina, või selgitage protseduure, mille mõistmiseks võib vaja minna konteksti. Näiteks võite viidata ettevõtte aastaaruandele kui „Aastaaruandele“. Kui mainite seda mõnes menetluses, nimetage seda kindlasti ettevõtte aastaaruandeks. Kui keegi vaatab protseduuri läbi, võib ta alahinnata aastase programmi tähtsust ja teha otseteid, kui ta täpselt ei tea, mis see on.
  13. Looge värskendusplaan ja kalender. Kontoriprotseduuride käsiraamat ei ole staatiline dokument ja see vajab nii sageli taaselustamist. Töökorras hoidmiseks peate selle eest hoolitsema.
  14. Lisage osakondade organisatsioonilised skeemid ja positsioonid teie ettevõttes, et manuaalsed lugejad saaksid punkte ühendada.
  15. Korraldage protseduurid ja ülesanded sageduse järgi. Tehke selgeks, kas protseduur on ühekordne või korduv päeva-, nädala-, kuu- või aastaülesanne.
  16. Lisage, kui palju aega iga protseduur tõenäoliselt võtab. See haldab kasutajate ootusi ja aitab neil aega tõhusalt jaotada.
  17. Patricia Robb soovitab lisada ka kontrollnimekirjad aidata kasutajatel olla kindel, et nad täidavad kõiki kriitilisi protseduure.

Kontori protseduuride käsiraamatu mallid

Töötamine kontoriprotseduuride käsiraamatu malli kallal

Kasutage seda malli nii palju kordi, kui vajate kõigi oma oluliste ülesannete täitmiseks.

Lisage allpool toodud teave, et kirjeldada protseduuri juhendis ühe ülesande protseduure.

  • Ülesanne:
  • Nõutav aeg:
  • Kaasatud osakonnad:
  • Asjakohased ametikohad:
  • Miks me seda teeme:
  • Kui me seda teeme:
    • Iga päev:
    • Iganädalane:
    • Igakuine:
    • Aastas:
  • Kuidas me seda teeme:
    • Samm 1:
    • 2. samm:
    • 3. samm:
    • 4. samm:
    • 5. samm:
  • Põhitegevus / valmimismärk:

Kontori protseduuride käsiraamatu näited

Kontori protseduuride käsiraamatu mall

Teie kontoriprotseduuride käsiraamat koosneb tõenäoliselt reast ülesannetest, millest mõned on seotud ja teised täiesti eraldi. Ilmselt rühmitage seotud ülesanded koos. Lisage read või vooskeemid, mis näitavad ülesannete vahelist seost.

Näide 1:

  • Ülesanne: Võta inventuur kontori suupistete jaam
  • Nõutav aeg: Umbes 15 minutit
  • Kaasatud osakonnad: N / A; suupisted meeldivad kõigile, kuid suupistete tellimise ja inventeerimise eest vastutab ainult kontorihaldur
  • Asjakohased ametikohad: N / A; see on soolokontsert
  • Miks me seda teeme: Et olla kindel, et meie suupistekogused kajastavad tegelikke eelistusi ja tarbimist kogu kontoris.
  • Kui me seda teeme:
    • Iga päev: Kaks korda, esimene asi hommikul ja viimane asi õhtul.
  • Kuidas me seda teeme:
    • Samm 1: Loe suupisteid kokku.
    • 2. samm: Pange kirja üldkogused.
    • 3. samm: Pange kirja iga konkreetse suupiste kogused.
    • 4. samm: Päevalõpu külastuse ajal varuge suupisteid vastavalt.
    • 5. samm: Esitage kõik tellimused vastavalt vajadusele.
  • Põhitegevus / valmimismärk: Varustatud suupistejaam.

SN_SwagBox_banner

Reisi broneerimine

Näide 2:

  • Ülesanne: Koostage juhtivkomitee koosoleku teekond
  • Nõutav aeg: 30 minutit
  • Kaasatud osakonnad: N / A; komiteesse on kaasatud kõigi osakondade juhid, kuid teekonna koostamisel osaleb ainult haldusmeeskond.
  • Asjakohased ametikohad: Iga suurema osakonnajuhi juhiabid peavad lisama teekonnaüksused ning ka lõpliku teekonna üle vaatama ja sellele alla kirjutama.
  • Miks me seda teeme: Teekond on iga juhtivkomitee koosoleku õnnestumise keskne osa. Juhid võtavad teekonda tõsiselt ja kasutavad seda jutupunktide, esitluste ja muu kavandamiseks.
  • Kui me seda teeme:
    • Iga päev: Kui koosolek toimub ainult üks kord nädalas, kestab teekonna planeerimine mitu päeva ja algab kaua enne koosolekule eelnevat päeva. Tehke iga päev mõned üksused, et marsruutide loomine oleks võimalikult kiire ja lihtne.
  • Kuidas me seda teeme:
    • Samm 1: Saada e-post teiste osakonna juhtide assistentidele, et saada nende teekonnapunktid.
    • 2. samm: Looge marsruudi esimene mustand, kasutades teiste EA-de sisendeid.
    • 3. samm: Saatke marsruudi kavand ülevaatamiseks ja kinnitamiseks teistele EA-dele.
    • 4. samm: Integreerige tagasiside ja viimistlege lõplik teekond.
    • 5. samm: Saada marsruut kõigile koosolekul osalejatele.
  • Põhitegevus / valmimismärk: Teekond edastatakse kõigile koosoleku osalejatele vähemalt üks päev enne koosolekut (teisipäeval).

Ärireis

Näide 3:

  • Ülesanne: Koostage juhi ärireiside teekond.
  • Nõutav aeg: 1-2 tundi
  • Kaasatud osakonnad: Puudub
  • Asjakohased ametikohad: Puudub
  • Miks me seda teeme: Teekonnad on juhi ärireiside plaanide edukuse keskmes.
  • Kui me seda teeme:
    • Nagu vajatud: Saate teada, et reisiplaani koostamine on vajalik, kui juhil on tulemas reis.
  • Kuidas me seda teeme:
    • Samm 1: Vajadusel küsige reisi üksikasju ja kinnitusi.
    • 2. samm: Täitke tavaline reisikava mall konkreetse reisiliigi jaoks.
    • 3. samm: Saatke teekond juhtkonnale.
  • Põhitegevus / valmimismärk: Executive-l on reisikava vähemalt üks nädal enne väljumiskuupäeva.

Kas olete kunagi loonud kontoriprotseduuride käsiraamatu? Millised näpunäited, nipid ja parimad tavad hoidsid teid rajal? Jagage oma kogemusi allpool toodud kommentaarides.

(PS - Liitu ainult ühe meie privaatse FB grupiga Juhiabi või Kontorijuhid . See on kogukondühendada, teha koostööd ja jagada nõuandeid selle kohta, kuidas ületada oma rollis silmitsi seisvaid probleeme.)

Office'i ressursid:

36 kontori sisustusideed, et inspireerida teie meeskonna parimat tööd

25 eepilise kontoripidu ideed, mis panevad kõiki nädalate kaupa sumisema

19 Kickassi kontori korralduse ideed maksimaalseks tootlikkuseks

25 Creative Office'i teadetetahvli ideed, mida tegelikult loetakse

101 lõbusat kontorimängu ja tegevust, mis muudavad töö suurepäraseks

15 loovbüroo küljenduse ideed, mis ärritavad inimesi ülimalt

7 lõbusat kontori sünnipäevaideed, mis on sama lihtsad kui pirukas

Töökoha sündmuste kalender: kontorisündmused igal aastaajal

Andsime töökohas kontorilemmikutele vabad käed - kuidas see meie kontorit paremaks tegi

Kas plaanite kontori kolimist? Siin on see, mida peate teadma

Kuidas tuua mis tahes kontorisse autentne käivitamise vibe

Lõplik juhend Office'i failisüsteemi korraldamiseks

18 pühadepiduideed, mis pakuvad suurt rõõmu väikestele ettevõtetele

Kuidas muuta oma järgmine ettevõtte väljasõit unustamatuks

Ainus ettevõtte sündmuste kavandamise kontroll-loend, mida te kunagi vajate

Kaasaegne juhend (vastutustundlikult) joomiseks tööl

7 loovat viisi uute töötajate meeldejäävate teadete tegemiseks

21 lõbusat kontorivõlga, mis (loodetavasti) ei lase sind vallandada

17 ettevõtte Swag-ideed, mida töötajad tõesti tahavad

Teie A-Z petukiri parima konverentskõne teenuse valimiseks

Ettevõtte eduka infolehe täielik juhend [mallidega]

Kuidas visata ettevõtte retriit, millest kõik raevavad