Mida peate teadma administratiivse ametinimetuse hierarhia kohta

Administratiivne ametinimetuse hierarhia

Kas saate aru administratiivsest ametinimetuse hierarhiast?



Isegi aastaid haldusvaldkonnas olnud inimestel võib selle keeruline ametinimetuste, organisatsiooniliste struktuuride ja mitmekesiste kohustuste veeb mõnikord tunduda veidi segane. Kogenud administraatorid võivad end küsida, näiteks:

madala süsivesikusisaldusega kõrge valgusisaldusega suupisted
  • Mida erinevad asjad teevad tavaliselt haldusametnikud ja haldusjärelevalve teostajad? (Ametnikud haldavad protsesse tavaliselt, samal ajal kui juhendajad juhivad protsesse, aga ka teisi töötajaid.)
  • Mis vahe on Kontori administraator ja kontorihaldur ?
  • Kas tegevadministraator on täidesaatva taseme administraator või keegi, kes haldab juhte? (Nad haldavad tavaliselt juhte.)

(- Tehke rohkem * ära Abimees - assistentide poolt assistentidele tehtud iganädalane tasuta infoleht nr 1.)

Küsimusi jätkub ja jätkub. Lõpuks võib administratiivsete ametinimetuste salapärane skeem panna spetsialistid küsima, kuhu nende enda tiitlid üldmaastikule sobivad. Sarnane dilemma võib mõistatada jahimehi, kes mõtlevad, millistele administratiivsetele ametinimetustele oma karjääriotsingutel tähelepanu pöörata.



Segaduses administratiivse ametinimetuse hierarhias

Selgitagem administratiivset ametinimetuse hierarhiat! Siin on kõik, mida peate teadma, et mõista administraatorite pealkirjade erinevaid tasemeid ja tõlgendada ka pealkirjade tähendust.

Märkus enne alustamist: Allpool esitatud ametinimetused, vastutus ja ootused võivad ilmneda mitmel tasandil. Näiteks võib kontorihaldur olla algtaseme ametikoht ühes ettevõttes ja kõrgel tasemel ametikoht teises ettevõttes, millel on nõudlikumad kontorivajadused. Lisaks pange tähele, et see loend hõlmab paljusid, kuid kindlasti mitte kõiki administratiivseid ametinimetusi, millega kokku puutute.



Algtaseme administratiivsed ametinimetused

Algtaseme administratiivsed ametinimetused

  • Kontori koordinaator
  • Kontori administraator
  • Kontori assistent
  • Kontori juhataja
  • Bürootöötaja
  • Vastuvõtuabiline
  • Andmesisestaja
  • Andmesisestuse spetsialist
  • Osakonna koordinaator
  • Halduskoordinaator
  • Haldusassistent
  • Haldusteenuste assistent
  • Haldusabi
  • Haldustöötaja
  • Administraator
  • Noorem haldusassistent
  • Sündmuste administraator
  • Vastuvõtutöötaja
  • Toimik
  • Isiklik assistent

Algtaseme administraatori töökohustused

Algtaseme administraatorid teevad tavaliselt natuke kõike. Neil võib olla üks aeglane failide korrastamise ja dokumentide ettevalmistamise päev ning nad tulevad siis järgmisel päeval tööle, et leida postkast, mis on täis mitmekesiseid palveid töötajatelt kogu kontorist.

Töötajad otsivad oma administraatoritelt mis tahes ajahetkel vajalikku tuge. Nendel ametikohtadel olevad inimesed täidavad kõik vajaminevad esemed kogu kontoris, aidates töötajatel teha oma parima ja hoida kontor võimalikult sujuvalt.

Iga algtaseme administraator leiab tõenäoliselt end:

  • Kontoriside haldamine - organisatsiooniliste telefonikõnede, e-kirjade ja tavapärase posti edastamine
  • Kontoriteenuste, sealhulgas IT-ressursside ja -rajatiste hooldamine (see hõlmab tehniliste küsimuste ja teenusetaotluste esitamist.)
  • Koostöö osakondade vahel ürituste ja algatuste kavandamiseks
  • Reisiplaanide kooskõlastamine, marsruutide koostamine ja broneeringute vormistamine
  • Kalendrite ajastamine ja haldamine
  • Kontaktiloendite pidamine
  • Kontori pidamine arhiivisüsteem korras
  • Kontori huvide esindamine suhetes väliste sidusettevõtetega, sealhulgas müüjate, konsultantide ja klientidega
  • Arvede koostamine
  • Kontoritarvete jälgimine ja tellimine
  • Pakkumine kontori suupisted ja muud hüved
  • Vajadusel tuge osutamine direktoritele, juhtidele ja juhtidele
  • Ühiste kontoriruumide korrastamine
  • Sissetulevate ja väljaminevate pakkide ning posti käitlemine

Selle mitmekesise kohustuste loetelu nõuetekohaseks käitlemiseks eeldatakse algtaseme administraatoritelt järgmist:

  • Võimalikud probleemid ära tunda ja neile reageerida
  • Võtke initsiatiiv probleemide iseseisvaks ja loovaks lahendamiseks (võimalikult efektiivseks toimimiseks peavad algtaseme administraatorid olema võimelised langetama otsuseid ja lahendama küsimusi kelleltki teiselt panust nõudmata.)
  • Suhelge tõhusalt ja lugupidavalt sisemiste ja väliste sidusrühmadega erinevates vormingutes
  • Aja strateegiline juhtimine
  • Mitme ülesande täitmine ja tööülesannete kiire vahetamine, et täita mitmesuguseid meeste ülesandeid, laskmata millelgi lagedale kukkuda
  • Korrastage ja töötlege teavet, jälgides samal ajal ka füüsilisi esemeid ja projekte, et maksimeerida tootlikkust
  • Säilitage rahulikkus, kui asjad lähevad valesti
  • Ole kogu aeg kiire ja valmis
  • Pea meeles peamisi üksikasju, kui mitu inimest esitavad kogu päeva jooksul suulisi, käsitsi kirjutatud ja e-posti teel päringuid
  • Töötage kiiresti, kuid täpselt

Keskastme administratiivsed ametinimetused

Keskastme administratiivsed ametinimetused

  • Haldusassistent
  • Kontori juhataja
  • Juhiabi
  • Operatsioonijuht
  • Haldusteenuste juht
  • Haldustugijuht
  • Haldusabi spetsialist
  • Sündmuste administraator
  • Isiklik assistent
  • Teenuse administraator
  • Reisikoordinaator
  • Haldusspetsialist
  • Haldusassistent
  • Täitevsekretär
  • Ärijuht
  • Ettevõtte administraator
  • Rajatiste haldur
  • Haldustehnik
  • Personali assistent
  • Planeerija
  • Üksuse assistent

Keskastme administraatori töökohustused

Nagu algtaseme administraatorid, nii teevad ka keskastme administraatorid natuke kõike. (Mida me võime öelda; see näib olevat haldusvaldkonna tunnus.) Kuid erinevalt algtaseme administraatorid, keskastme administraatorid teevad tavaliselt veidi vähem, kuid palju spetsiifilisemaid ülesandeid, näiteks palgaarvestuse haldamine. Samuti kutsutakse keskastme administraatoreid osalema suurtes missioonipõhistes ettevõtte projektides, sealhulgas ettevõttekultuurialgatustes, töötajate tasustamise programmides ja strateegilises ümberbrändimises.

kaalulangetamise väljakutsed tööl

Peale selle, kui administraatorid on algtasemelt keskmisele tasemele üle läinud, on neil piisavalt kogemusi ettevõtte tegevuse täiustamiseks oma poliitika kujundamiseks ja rakendamiseks.

Iga keskastme administraator leiab end tõenäoliselt:

  • Kontoripõhimõtete rakendamine ja olemasolevate protsesside täiustuste strateegiseerimine
  • Ettevõtte kultuuri ja töötajate heaoluga seotud algatuste arendamine
  • Kriitiliste ohutusprotseduuride rakendamine, sealhulgas evakuatsiooniplaanide kehtestamine, õppuste korraldamine ja hoone turvalisuse seadistamine
  • Palgaarvestuse käsitlemine
  • Kontori kujunduse ja paigutuse parenduste kavandamine
  • Uute töötajate pardaleminek ja lahkumine
  • Operatsiooniliste ülesannete haldamine, sealhulgas töötajate preemiate haldamine, parkimine ja hoone hooldus
  • Juhtide otsene abistamine
  • Ürituste ja koosolekute kavandamine
  • Reiside koordineerimine
  • Kalendrite ajastamine ja haldamine
  • Aruannete koostamine ja mõnikord nende esitamine
  • Teiste büroo abitöötajate järelevalve
  • Raamatute ja arvestuse pidamine
  • Arveldusprotsesside omamine
  • Ettevõtte infokorralduse ja arhitektuuri määramine
  • Regulaarne suhtlus klientide, müüjate, hoonete haldamise ja töötajatega
  • Suuremate kontoriprojektide, näiteks renoveerimise, paigaldamise ja kontorikujundusalgatuste elluviimine
  • Kontori eelarve haldamine ja finantshaldus alates kulude haldamisest kuni protsesside elluviimiseni
  • Läbirääkimised ja lepingute jälgimine
  • Kaebuste kuulamine (ja lahendab nendega seotud küsimused)
  • Töötajate konfliktide lahendamine

Mitme ülesandega haldusabiline

Selle mitmekesise kohustuste loetelu nõuetekohaseks käitlemiseks eeldatakse keskastme administraatoritelt, et nad:

  • Töötage iseseisvalt välja probleemide elujõulised lahendused nende tekkimisel
  • Kasutage kõiki kaubanduse tööriistad protsesside parandamiseks ja tugevdamiseks
  • Mõelge strateegiliselt ja andke juhtidele usaldusväärseid juhiseid suurte piltide osas
  • Jätkake survet, et jääda juhtimise jaoks pidevalt usaldusväärseks ressursiks
  • Pange töö prioriteediks viisil, mis sobib ettevõtte missiooniga
  • Kasutage konfidentsiaalse teabe usaldusväärseks hoidjaks alati oma äranägemisel
  • Edastage tõhusalt sõnumeid erinevatele vaatajaskondadele erinevates vormingutes
  • Läbirääkimised ja võrgu loomine soodsate ja rahuldust pakkuvate ühenduste loomiseks
  • Kasutage emotsionaalset intelligentsust, et teistega harmooniliselt ja tõhusalt töötada
  • Rakendage analüüsioskusi peamiste äriotsuste teavitamiseks
  • Mõistke ja tõlgendage keerukat teavet, mis on seotud nii abstraktsete (suhted) kui ka tehniliste (varude haldamine) kontorikohustustega
  • Kohanege muutuvate nõudmiste ja vastutusega
  • Juhtige teisi ja delegeerige ülesandeid
  • Suunake projekte ja töövooge algusest lõpuni
  • Saagi detailid nii suured kui ka väikesed
  • Kuulake, julgustage ja pakkuge aeg-ajalt töökoha „teraapiat”

(- Tehke rohkem * ära Abimees - assistentide poolt assistentidele tehtud iganädalane tasuta infoleht nr 1.)

Kõrgetasemelised ametinimetused

Kõrgetasemeline haldusabiline

  • Kontori juhataja
  • Juhiabi
  • Vanemabi
  • Vanem isiklik abistaja
  • Haldusjuht
  • Haldusdirektor
  • Haldusteenuste direktor
  • Tegevjuht
  • Operatsioonide direktor
  • Vanem retseptsioon
  • Kogukonna kontaktisik
  • Õnnejuht
  • Rahvaülem

Kõrgel tasemel administraatori töökohustused

Nagu teisedki administraatorid, teevad ka kõrged administraatorid seda kõike aeg-ajalt. Kõrgetasemelistel ametikohtadel muutub fookus, mida hakkasime kesktaseme ümber nägema, veelgi sügavamaks. Kõrgetasemelised administraatorid veedavad tavaliselt suurema osa ajast konkreetsete juhtidega töötamiseks või äriprotsesside kallal töötamiseks. Staažikad administraatorid veedavad suurema osa ajast oma fookusala edukuse tagamisele ning palju vähem aega jupikeste probleemide, väiksemate hädaolukordade ja muude väikesemahuliste haldusülesannete lahendamisele.

Kõik kõrgetasemelised administraatorid leiavad end tõenäoliselt:

  • Teenimine peakaaslasena kogu kontoris
  • Olles ainus kontaktisik erinevate kontorimeeskondade vahel kogu ettevõtet hõlmavate algatuste, poliitikate ja protsesside väljatöötamisel ja elluviimisel
  • Uute ettevõtlusalgatuste ja strateegiliste projektide hõlbustamine ja isegi juhtimine
  • Konsulteerimine kogu osakondade tegevuse ja töövoogude parandamiseks
  • Töötajate palkamise, tööl hoidmise ja poliitika väljatöötamisega seotud mitmesuguste strateegiliste personalifunktsioonide täitmine
  • Teiste osakonnajuhatajate ja juhtide juhtimine
  • Ettevõtte ressursside parimal viisil kasutamise määramine
  • Ettevõtte sidusrühmade kursis hoidmine oluliste värskenduste ja arengutega
  • Kogu administratiivse tugimeeskonna ja sageli ka teiste meeskondade juhtimine ja suunamine
  • Eesmärkide seadmine kogu ettevõttele ja üksikutele meeskondadele
  • Kõigi igapäevaste toimingutega seotud asjade järelevalve
  • Ettevõtte arenguvõimaluste otsimine
  • Peamiste väliste strateegiliste ärisuhete hoidmine
  • Teenimine juhtivtöötajatena juhtivtöötajatena ja selle võimekuse piires vastutusrikas vastutus

Selle mitmekesise kohustuste loetelu nõuetekohaseks käitlemiseks eeldatakse keskastme administraatoritelt, et nad:

  • Omama aastatepikkust kogemust ja tõestatud edukust haldus- või juhtimisalal
  • Näidake strateegilise ja kriitilise mõtlemise oskusi, mis konkureerivad nende teenistuses olevate juhtide omadega
  • Omage detailide jaoks üleloomulikku silma; need inimesed mäletavad igaühe nime, iga tähtaega ning kõiki poliitikate ja protsesside põhipunkte
  • Tulemuste saamiseks suhelge kellegi ja kõigiga
  • Manipuleerige nende aega, kuni tundub, et neil on päevas rohkem tunde
  • Näidake investori tasemel pühendumust ettevõtte missioonile
  • Omage oskusi protsesside täiustamiseks ja töövoogude haldamiseks viisil, mis edendab tõhusust ja head tahet
  • Ole kõigi tasemete ja osakondade töötajate poolt meeldinud ja austatud
  • Võtke endale kõik tulemused, ka need, mis igapäevast tööd otseselt ei puuduta

(- Tehke rohkem * ära Abimees - assistentide poolt assistentidele tehtud iganädalane tasuta infoleht nr 1.)

aitäh kingitus töökaaslasele

Kui olete haldusvaldkonnas (eriti kui sirvite töökohti), oleme kindlad, et olete kohanud oma õiglast osa administratiivsetest ametinimetustest. Meile meeldiks teie haldus ametinimetuse hierarhias. Andke meile teada, millistest tiitlitest oleme ilma jäänud ja jagage allpool oma teadmisi!

Eriline tänu O * NET OnLine , mida toetab USA tööministeerium, hämmastava tööhõiveteabe andmebaasi hoidmiseks.